Shades Tours hat seinen administrativen Aufwand um 60% reduziert und profitiert von Echzeit-Verbindungen zu OTAs. 

Seit der Nutzung von TrekkSoft 2017, konnten Shades Tours ihren administrativen Arbeitsaufwand um 60% reduzieren, dank automatisierter E-Mails, einem effizienten Guide-Management und der Aktualisierung von Verfügbarkeiten über Online-Marktplätze.

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Shades Tours TrekkSoft Casestudy

Shades Tours organisiert bewegende Touren und Aktivitäten in Wien zu gesellschaftlich polarisierenden Themen. Das Besondere: sie werden von betroffenen Personen selbst geführt und blicken damit hinter die Kulissen der Stadt. Sie sind #1 auf TripAdvisor aller Touren in Wien.

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Zusammenfassung

Durch die Nutzung von TrekkSoft konnten Shades Tours ihre Prozesse effizienter organisieren, von automatisierten E-Mail bis hin zu einem besseren Guide-Management.  Neben der Tatsache, dass diese Prozesse ihnen sehr viel Zeit sparen, profitieren Shades Tours nun mit dem Channel Manager auch von der Option, sich mit verschiedenen Online-Marktplätzen, wie Viator, Expedia oder GetYourGuide zu verbinden, inklusive Anpassung der Verfügbarkeiten in Echtzeit. 

Unser größter Erfolg ist der administrative Aufwand, der sich um ca. 4 Stunden pro Woche reduziert hat, in denen ich mich nun anderen Aufgaben (Marketing und Sales) widmen kann! 

Shades Tours (1)

Herausforderung

Vor TrekkSoft hatte Shades Tours insbesondere mit einem hohen administrativen Aufwand zu kämpfen, wie der Beantwortung von E-Mails, dem Eintragen von Buchungen oder der Organisation ihrer Guides. Insbesondere am Wochenende, wenn viel los war. Shades Tours nutzte zur damaligen Zeit ein Buchhaltungstool mit integriertem Online-Shop, stellte jedoch zunehmend fest, dass es für die volle Abdeckung der Bedürfnisse eines Touren-Anbieters nicht ausreichte. Zusätzlich mussten sie, wenn Buchungen eintrafen, die Verfügbarkeiten der Termine auf ihrer Website und weiteren Plattformen wie Online-Marktplätzen (OTAs) manuell anpassen. 

Ihre größte Herausforderung bestand darin, dass sie keinen durchgehenden Buchungsprozess hatten, der die Arbeitsauslastung entsprechend verteilte. Somit suchten sie nach einer Buchungslösung, die ihnen diese erweiterten Möglichkeiten bot.

Der Hauptgrund, warum wir nach einer Buchungslösung geschaut haben, war der hohe administrative Aufwand für Aufgaben, die sehr einfach zu automatisieren waren.

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Lösung

Über Mundpropaganda und die TrekkSoft Marketing-Materialien ist Shades Tours auf TrekkSoft aufmerksam geworden.

Sie stellten schnell fest, dass die Möglichkeiten des TrekkSoft Systems für ein kleines Team, das mit vielen Guides zusammenarbeitet, die Prozesse nicht nur unterstützen, sondern auch optimieren konnten. Die direkte Anpassung von Echtzeit-Verfügbarkeiten, die Automatisierung von Prozessen, das Management ihrer Guides und die Integration mit Online-Marktplätzen sind hierbei als Funktionen zu nennen, die Shades Tours am besten unterstützen.

Dank der API-Verbindung von TrekkSoft haben wir Zugriff zu verschiedenen Marktplätzen wie Viator, Expedia oder GetYourGuide. Wir müssen die Verfügbarkeiten nun nicht mehr auf jeder Website manuell anpassen, was uns sehr viel Zeit gekostet hat und ebenso schwierig war zu managen!

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Ergebnisse

Katja, Marketing & Sales Responsible bei Shades Tours, sagt, dass der automatisierte Buchungsprozess, inklusive der Bestätigungs- sowie Pre- und Post-Trip-E-Mails eine große Arbeitserleichterung darstellen. Hierdurch konnte der komplette zeitintensive Prozess ersetzt werden, bei dem jeder Teilnehmer einzeln herausgesucht und eine E-Mail manuell gesendet werden musste. 

Shades Tours nutzt den TrekkSoft Channel Manager und synchronisiert seinen Touren so mit den weltweit größten Marktplätzen. Dank der Live-Verfügbarkeiten brauchen sie sich keine Gedanken mehr über Überbuchungen zu machen. 

Mit der Kalender-Synchronisation ist die Organisation der Guides um einiges einfacher als vorher. Ihre Guides erhalten alle wichtigen Informationen automatisch vor dem Start der Tour und können über ihren Login oder die mobile App bestimmte Dinge wie Teilnehmer, etc. direkt selbst überprüfen.

"Unsere Guides lieben das neue Tool. Es gibt ihnen einen guten Überblick über ihre Termine und kann einfach mit ihrem Google-Kalender synchronisiert werden."

Shades Tours nutzt zudem bis heute die TrekkSoft Akademie, die ihnen mit Webinaren, Ebooks und Checklisten hilft, ihr Unternehmen weiter auszubauen. 

Ihre beliebteste Tour ist die #1 TripAdvisor Walking Tour in Wien. Hierbei handelt es sich um eine einmalige Tour, geführt von einer Person, die selbst mit Obdachlosigkeit in der Vergangenheit in Berührung gekommen ist. 

In der Vergangenheit mussten wir auch am Wochenende auf eingehende Buchungen reagieren. Mit TrekkSoft konnten wir unseren Verwaltungsaufwand um 90% reduzieren, was für uns eine große Erleichterung ist. 

Katjas Ratschlag an andere Touren-Anbieter

  • SHADES TOURS Katja
  • "Mein wichtigster Tipp ist, die Qualität der Aktivitäten hoch zu halten - und das Erlebte des Teilnehmers im Anschluss auch festzuhalten. Am Ende der Tour bekommt jeder Teilnehmer die Möglichkeit, sein Feedback einzubringen und geben ihm ein Kärtchen mit der Bitte mit, uns eine Bewertung auf den sozialen Medien zu schenken. Nach der Tour erhält jeder Teilnehmer ein automatisches Post-Trip Mail, mit einer kurzen Zusammenfassung der Toureninhalte, mit einer Bewertungsfunktion und der Möglichkeit, uns zu kontaktieren, falls mal etwas nicht so gut gelaufen ist.

    Dadurch haben wir es auf #1 aller Tourenanbieter in ganz Wien laut TripAdvsior geschafft, was uns wiederum hilft, mehr Menschen für unser Angebot zu begeistern."

     Katja, Marketing & Sales Responsible, Shades Tours

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