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4 maneras de estar organizado en temporada alta

Por Jaume Fàbrega en ago 7, 2017

Este artículo es una traducción del artículo original de Sara Napier

En el equipo de contenido de TrekkSoft, nos encanta la organización. Es por eso que nos apoyamos en herramientas como HubSpot, Evernote y Dapulse todos los días. Sabemos que con las herramientas necesarias somos capaces de estar al día con todos nuestros proyectos.

Lo mismo pasa con las empresas de tours y actividades. Con las herramientas necesarias, tendrás la habilidad de mover tu negocio hacia delante incluso en los días más ocupados. Hemos hablado sobre cómo incrementar tus reservas durante la temporada alta, pero no tanto sobre qué hacer una vez te las has ganado.

Aquí tienes nuestros consejos de organización para cuando tengas tantas reservas que no sepas como gestionarlas.

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1. Usa un sistema de gestión de reservas

Cuando estás en medio de la temporada alta, es difícil estar encima de todo. Da igual lo cuidadosamente que hayas planificado todo, habrá momentos con largas horas y nuevos clientes a los que atraer.

No es un buen momento para el papeleo extra, especialmente si dispones de un equipo pequeño y nadie más con quien compartir la carga de trabajo. Además, gestionar reservas puede ser una pesadilla cuando lo haces de acuerdo a los métodos tradicionales. Con un buen sistema de reservas, puedes disponer de todas las herramientas necesarias en un solo lugar.

 

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2. Preparación de tours y actividades

Si eres fan de Pinterest o YouTube, seguro que no te has perdido la reciente tendencia del meal-prepping. La idea consiste en preparar toda la comida de una semana de trabajo por adelantado. Esto conlleva numerosos beneficios, incluyendo comidas más sanas y mejor control de las porciones, pero la mayoría de la gente le gusta por que te ahorra tiempo cada día.

Para triunfar a la hora de preparar tus comidas, es necesario pensar en adelantado sobre el tipo de semana que quieres tener. Requiere cierta concentración y dedicación, pero vale la pena para tu vida diaria ya que cuando llega el momento de comer, todo está preparado ya.

Podemos aplicar la misma idea a una empresa de tours y actividades. Al final de cada semana de trabajo, podrías prepararte fácilmente para lo que va a venir en la siguiente. Aquí tienes un ejemplo de cómo podría ser la "preparación":

  • Reserva dos horas de etrabajo al final de tu semana de trabajo.
  • Echa un vistazo a todas las reservas entrantes que tienes para la semana próxima.
  • Organiza tu horario asignando el guía correcto a cada actividad.
  • Mira los complementos que hayan podido comprar y organízalos. Esto implica organizar actividades extra o merchandising.
  • Una vez estos estén organizados para la siguiente semana, haz un esfuerzo al final de cada día para organizar en adelantado cualquier reserva que hayas recibido.
  • Deberías ser capaz de reservar 20 minutos cada tarde para preparar lo que necesitas para nuevos clientes. 

 

3. No pierdas ni por un momento tus redes sociales

Aunque a veces pueda parecer lo contrario, los post de las redes sociales no se cuelgan por si sólos. Especialmente si no estás muy cómodo escribiéndolos. Pero el esfuerzo vale la pena ya que es un componente clave de tu branding. Crear una identidad online capaz de conectar con la audiencia es un paso necesario para la mayoría de empresas turísticas.

Hemos creado un planificador de Social Media muy fácil de usar. Simplemente imprímelo y úsalo cada semana. Puedes añadirlo a tu planning semanal y programar las publicaciones por avanzado. De esta manera, cuando el día sea tan ocupado que te olvides de tu Twitter, nunca te perderás nada.

  

4. Trabaja con revendedores y agencias

Trabajar con revendedores es una buena manera de crear un flujo pasivo de ingresos. Hay muchos donde elegir, Viator, Expedia, City Discovery, etc. La mayoría de ellos revenden tus tours y actividades y actúan como puente entre tú y tu cliente a cambio de una pequeña comisión.

Como cliente de TrekkSoft, funcionalidades como el punto de venta permite a tus revendedores vender tus tour y actividades desde cualquier dispositivo. Por tu lado, serás capaz de ver en un dashboard cuántos tours o actividades han sido vendidos. Esto funciona sin ningún tipo de fricción con tu sistema de gestión de reservas.

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Estar encima de la gestión de tu negocio durante la temporada alta conllevará muchos retos. Esperamos que estos consejos te sean de ayuda y te permitan alcanzar tus metas para esta temproada y la siguiente. Si tienes buenos consejos sobre cómo llevar la organización a nivel de empresa de tours y actividades no dudes en compartirlos en los comentarios.

 

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Jaume Fàbrega

Escrito por Jaume Fàbrega

Jaume Fàbrega es un apasionado de Internet, donde le gusta pasar tiempo aprendiendo nuevos temas. Con dos años de experiencia previa en el sector entró en TrekkSoft el febrero de 2016, donde es Regional Marketing Manager. Le dicen que lleva gafas de Harry Potter, ¿tú qué crees?

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