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Intervista: Gli strumenti per il successo del progetto YellowSquare raccontato da Pia Lauro

Redatto da Alona Mittiga on set 26, 2017

Mantenere alto il livello delle prenotazioni anche in bassa stagione non è cosa semplice, soprattutto quando hai alle spalle un management molto esigente.

Oggi ne parliamo con Pia Lauro, Guides and Activities Manager di The Yellow Guides, tour operator con sede nella meravigliosa città di Roma, parte del più esteso YellowSquare.

The Yellow Guides non è soltanto un tour operator: parte dello YellowSquare, è oggi una giovane e dinamica realtà, che offre tour, esperienze e attività ai giovani millennials in visita nella meravigliosa città di Roma. Oggi parliamo del frizzante progetto YellowSquare con Pia Lauro, Guides & Activities Manager di YellowSquare, e degli strumenti con cui riuscire a dare sempre il massimo per dimostrare la validità del progetto indipendentemente dalla stagionalità delle vendite.

Il percorso di Pia verso il progetto YellowSquare

Come molti di noi che lavorano nel settore del turismo e viaggi, anche Pia ha sempre amato viaggiare e anche la sua famiglia l’ha sempre spinta a cercare delle esperienze al di fuori dei percorsi turistici di massa.

Ma è stata la sua esperienza come guida turistica sul campo a darle le basi per accedere ad un settore in cui il contatto con il cliente è fondamentale per comprendere le esigenze di un mercato in continua evoluzione, un percorso alla fine del quale ha incontrato i fondatori del progetto YellowSquare.

 

“In passato ho fatto la guida turistica e grazie all’esperienza sul campo ho capito a fondo il ruolo e il lavoro richiesto da questo tipo di figura professionale: gli aspetti positivi e negativi, ma anche i tranelli che si nascondono in questo lavoro. Quando ho incontrato i responsabili del progetto YellowSquare mi è stato chiesto di occuparmi dello sviluppo del settore dedicato alle guide turistiche e alle attività.”

 

the_yellow_guides07.jpg - Tour a Roma- Photo credit: The Yellow Guides

 

Oggi Pia è manager di una giovane e dinamica realtà che non manca di riporre fiducia in lei quando si tratta della gestione completa di tutti gli aspetti legati ai processi di prenotazione. Pia si occupa, infatti, di controllare ogni fase del processo di The Yellow Guides, dalle prenotazioni ricevute attraverso l’ostello omonimo, alla gestione dei pagamenti dei tour e delle attività attraverso il software di gestione che le è stato consigliato.

Avendo delle scadenze piuttosto strette, ha necessità di uno strumento che le consenta non soltanto una gestione giornaliera dei processi il più intuitiva possibile, ma anche di fare report avanzati sullo stato delle vendite in particolare.

 

Il progetto The Yellow Guides: di che si tratta & perché ci piace così tanto

The Yellow Guides è un tour operator che conta circa 10 impiegati (se escludiamo i lavoratori stagionali). Nasce circa due anni fa nel cuore del più ampio progetto YellowSquare, una nuova realtà multifunzionale di cui fanno parte Yellow Hostel, Yellow Bar, Yellow Guides, Mamma Angela Restaurant e Kitchen of Mamma. YellowSquare è aperto a tutti, travellers e locals, e dedicato in particolare alle esigenze del target ‘giovani tra i 18 e 35 anni’. Come si definisce esso stesso:

 

“L'ostello Yellow non è più un una camerata con letti a castello dove soltanto dormire. YellowSquare è dove puoi ascoltare band locali ed internazionali, scoprire Roma con le nostre guide locali, fare yoga al mattino, fare una lezione di cucina, cambiare look nel salone di Contestarockhair e molto altro.”

 

Oggi sono molti i tour operator che si rivolgono allo stesso segmento: gli ormai più che “chiacchierati” millennial, sempre pronti a vivere avventure fortemente locali e divertenti durante le loro vacanze in meravigliose città italiane come la splendida Roma.

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 - Tour a Roma- Photo credit: The Yellow Guides

 

Quali sono le chiavi per raggiungere un target così ampio e dove la concorrenza è alle *stelle*?

La chiave della strategia distributiva di The Yellow Guides è la diversificazione: un mix di canali offline, sempre attivo, e online, in continua evoluzione, dove tra tutti spicca un sito web ottimizzato per le prenotazioni.

Come ci racconta Pia:

“Siamo legati a struttura Yellow Hostel ma non riceviamo solo i loro clienti. The Yellow Guides, come le altre attività che compongono YellowSquare è aperta agli Yellow Guest e a clienti esterni.

Al momento i nostri canali più performanti sono sia offline, ad esempio quando gli ospiti chiedono delle attività alla reception dell’ostello - prenotazioni che prendiamo con l’aiuto del Pos Desk- sia online, dai marketplace come Viator e GetYourGuide e soprattutto dal nostro sito web.”

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- Tour a Roma- Photo credit: The Yellow Guides

 

Perché The Yellow Guides non è un tour operator come gli altri?

Le attività organizzate da YG sanno raccontare Roma e la cultura italiana con un punto di vista fortemente giovane, locale e informale, per un’esperienza allegra e formativa allo stesso tempo.


“YG è un tour operator che offre ai giovani viaggiatori una serie di tour e attività che possano rispecchiare anche il nostro punto di vista, quello dello YellowSquare, l’idea del luogo in cui il giovane viaggiatore arriva e incontra altri viaggiatori per vivere una Roma insolita e meno turistica. Per questo abbiamo scelto di avere fra le nostre guide ragazzi che hanno viaggiato tanto e appreso il linguaggio globale e che sanno raccontare Roma attraverso un punto di vista molto giovane e social, e quindi più leggero di una guida tradizionale, facendo vivere ai nostri clienti una nuova esperienza. Perché i viaggiatori durante i tour sono in cerca di esperienze, non solo di nozioni.”

Ad esempio...

“I tour che offriamo sono giri tematici per la città mentre le attività sono più specifiche, come la Cooking Class Pasta dove i clienti possono imparare a fare con le proprie mani i tipici piatti della cucina romana. L’attività è divisa in tre fasi: il tour al vicino Mercato Nomentano, la lezione di cucina e il pranzo durante il quale potranno gustare i piatti preparati insieme. Schema simile, ma ingredienti completamente diversi per la Gelato Cooking Class, durante la quale si preparano 4 gusti di gelato artigianale e golose decorazioni da gustare intorno al tavolo giallo della Kitchen of Mamma”.

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- Tour a Roma- Photo credit: The Yellow Guides

Ma Pia non si ferma mai: è sempre alla ricerca della migliore attività, di quella dalle performance migliori non soltanto per la sua impresa ma anche e soprattutto in un’ottica orientata alla soddisfazione dei clienti:

“Abbiamo sempre nuove idee per rispondere alle esigenze dei nostri clienti: per gli amanti della fotografia abbiamo creato la Camera Obscura, un’attività durante la quale ogni cliente potrà imparare il funzionamento del sistema della camera oscura, cimentarsi nello scattare insolite immagini del Colosseo e sviluppare personalmente la pellicola fotografica, il tutto sempre coadiuvati da un esperto fotografo.

Mentre, è prossima l’apertura negli spazi dello YellowSquare della Excape Room, realizzata in collaborazione con il noto produttore di whisky Jamenson”.

 

Con così tante attività come fare a capire quali tenere attive e quali no?

Pia ci racconta infatti che una delle sue maggiori sfide è riuscire a mantenere ai massimi livelli i numeri legati alle prenotazioni, soprattutto al sopraggiungere della bassa stagione. Per mantenere alte le performance è necessario monitorare continuamente le performance delle attività in corso e di quelle in fase di test, per riuscire a ottimizzare sempre i risultati, indipendentemente dai cambi di stagione.

 

“Non vogliamo perdere il trend positivo dell’alta stagione durante la bassa stagione.

Le nostre strategie di prezzo devono necessariamente adattarsi”

 

Quando Pia si è unita al progetto YellowSquare, la sua azienda aveva già approvato TrekkSoft come software per la gestione delle attività offerte. TrekkSoft è uno strumento in grado non solo di gestire la distribuzione delle attività attraverso differenti canali, sia online sia offline, ma anche e soprattutto di ottimizzare tutto il lavoro organizzativo che si cela dietro dietro ogni prenotazione e dei pagamenti. 

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- Tour a Roma- Photo credit: The Yellow Guides

Racconta Pia:

TrekkSoft ci aiuta a gestire comodamente il lavoro quotidiano, come tutta la parte relativa al coordinamento dei ragazzi del team delle guide e dello staff, dato che aumentando le attività aumentano anche le risorse coinvolte.

 

La Dashboard è immediata e molto utile, così come la gestione dei clienti, il rebook, la cancellazione. La sezione dedicata alla gestione delle attività è estremamente funzionale e semplice da utilizzare, come ad esempio il bottone per bloccare o riaprire determinate attività. In più, l’assistenza è fantastica con tecnici sempre disposizione, aperti al dialogo e soprattutto disponibili alla risoluzione dei problemi.

Poi rimane fondamentale l’aspetto legato ai Report sul venduto, le statistiche sulle attività attive, e i numeri in chiusura, da riportare al management.

Osservando le statistiche mensili è possibile monitorare e capire quanti clienti abbiamo avuto e quali tour hanno riscosso più successo e quali no. Questo vale soprattutto per le attività appena lanciate, che hanno bisogno di una certa tempistica: il rodaggio di una attività è fondamentale ma lo è anche saper raddrizzare il tiro .

Il tutto poi si lega all’aspetto della stagionalità, rispecchiati dai numeri dei report i risultati si vedono proprio nelle statistiche di quel tour, anche perché il cliente ricerca un’esperienza da vivere pienamente per cui saper anche saper reagire ai cambiamenti diviene fondamentale”.

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- Tour a Roma- Photo credit: The Yellow Guides

 

Si parla tanto infatti delle note “esperienze”...

Abbiamo chiesto, infine, a Pia dove arriveremo secondo la sua esperienza con l’ormai ridondante concetto delle “esperienze uniche e irripetibili”: come si fa a non cadere nel rischio di una vuota definizione senza riscontri reali? Con un team affiatato e votato al rendere autentiche le esperienze dei clienti:


“Il rischio è che le “esperienze” potrebbero diventare un contenitore vuoto, che chiamiamo esperienza ma che esperienza non è. È fondamentale perciò lavorare di volta in volta tenendo presente qual è il tuo obiettivo finale e target iniziale. Detto questo, occorre costruire e attualizzare sempre il proprio lavoro: oggi è molto diffusa l’esigenza di un tipo di viaggio più autentico e l’esperienza funziona soltanto se è originale e personalizzata. In YG so di poter contare su una vera squadra in cui ognuno è una risorsa fondamentale: ognuna delle nostre guide non è soltanto un semplice collaboratore ma un universo di passioni e personalità, ed è questo che i clienti di riconoscono come valore aggiunto.”

  

 

Cosa ne pensi? Stai anche tu sviluppando la tua nicchia di mercato?
Raccontaci nei commenti!

 

Lasciati guidare nella distribuzione delle tue esperienze uniche, proprio come Pia.

 

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Alona Mittiga

Redatto da Alona Mittiga

Alona è una velista appassionata di marketing, Italo-Ucraina, attualmente residente in Svizzera a Interlaken. Adora correre, pattinare, cucinare e veleggiare verse nuove mete. Non smette mai di sorridere. Vorrebbe imparare a sciare ed il tedesco.

Temas: Spotlight interviews

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