Le vendite di Exuma Escapes Bahamas sono aumentate del 49% e i tempi di amministrazione si sono ridotti al 60% grazie a TrekkSoft

Clienti TrekkSoft dal 2016, Exuma Escapes è passata da un team di sole due persone a una grande agenzia a responsabilità limitata con staff e impiegati a tempo pieno che lavorano incessantemente 7 giorni su 7. L'obiettivo dello scorso anno era spostare online l'80% delle prenotazioni per ridurre i costi legati alle commissioni pagate a agenti e rivenditori e offrire ai clienti sempre il miglior prezzo. 

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Exuma Escapes è uno dei tour operator leader per le visite in barca di Nassau, nelle Bahamas. Meglio noti per il loro "Swimming Pig Boat Tour", l'esperienza unica nel suo genere per unire le meravigliose acque turchesi delle Bahamas alla fauna locale: iguana, squali e l'attrazione principale... i porcellini!

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In sintesi

Grazie a TrekkSoft, gli affari di Exuma Escapes sono in forte espansione, avendo alle spalle molto più di un semplice sistema di prenotazione a supporto delle loro strategie di crescita. Oltre all'enorme risparmio in termini di tempi di gestione amministrativa, TrekkSoft ha consentito a Exuma Escapes di ridurre del 4% le spese di gestione delle transazioni con carte di credito e di eliminare completamente la necessità di un sistema di contabilità, grazie alle funzioni integrate del software di prenotazione.

Non abbiamo ancora esplorato tutte le funzioni di TrekkSoft e il software stesso è in continua evoluzione. Siamo sempre entusiasti di sapere che sta per arrivare una nuova funzionalità.

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Le sfide da affrontare

Prima di utilizzare TrekkSoft, per Exuma Escapes era davvero complicato elaborare manualmente le prenotazioni, soprattutto senza l'aiuto di un booking engine che sapesse gestirne il volume sempre crescente. Inoltre, le altre imprese di escursioni più famose di Nassau avevano già un sito web di qualità: anche per Exuma Escapes era giunto il momento di averne uno per presentarsi in maniera più professionale online. Tra le maggiori difficoltà iniziali vi era mantenere dei report aggiornati e accurati su base mensile e elaborare dei report sui totali delle transazioni alla fine del mese.

Per processare i pagamenti delle prenotazioni da carta di credito, l'azienda si appoggiava a una società terza, pagando commissioni elevate per ogni transazione. Una situazione spiacevole, poiché questa soluzione poteva mettere a rischio la stabilità finanziaria dell'impresa. Inoltre, non potendo disporre di biglietti, si limitavano ad inviare e-mail ai clienti con dei numeri di prenotazione sequenziali.

Era davvero complicato processare manualmente le prenotazioni senza un software che ci aiutasse a gestire gli alti volumi di prenotazioni. Poi tutti gli altri tour operator per escursioni della zona avevano un sito da favola e ne volevano uno anche noi!

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La soluzione scelta

Exuma Escapes ha analizzato altri sistemi di prenotazione prima di reputare TrekkSoft il migliore per il proprio business. TrekkSoft rende disponibili dei templates che hanno reso davvero semplice anche ai non esperti di capire come realizzare e creare rapidamente un sito web e iniziare a ricevere subito prenotazioni come un vero professionista.

Dopo aver iniziato il periodo di prova gratuita, in soli 14 giorni lo staff ha notato un'enorme differenza nel feedback da parte dei clienti. Il supporto di TrekkSoft ha anche dato loro un gran numero di suggerimenti utili durante il periodo di prova, cosa che si è rivelata determinante nella decisione di acquistare TrekkSoft come software per la gestione delle prenotazioni.

Nel 2016 erano soltanto una startup con due dipendenti. Entrambi erano decisi a andare avanti con TrekkSoft. Da allora, ogni dipendente assunto è rimasto molto colpito da TrekkSoft e dal suo pacchetto di funzionalità. Secondo Dario McKinney, President Marketing & Sales di Exuma Escapes, TrekkSoft è molto più facile da usare e intelligente di qualsiasi altro software di prenotazione con cui hanno lavorato.

UsareTrekkPay è stata una scelta determinante. Ora elaboriamo tutte le nostre transazioni internamente e dall'inizio del 2017 abbiamo smesso di utilizzare società terze. I nostri dati e report sono più precisi. Possono essere facilmente compilati e stampati alla fine di ogni mese, risparmiandoci così il tempo normalmente impiegato per la contabilità. Approfittiamo anche del Channel Manager di TrekkSoft, che stiamo ancora testando parlandone con i principali fornitori che vengono costantemente aggiunti. I card reader per le carte di credito sono gli unici che funzionano anche nella nostra zona, anche questo è un super plus.

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I risultati ottenuti

L'obiettivo del 2017 era spostare online l'80% delle vendite realizzate sull'isola, effettuate tramite agenti e rivenditori, per risparmiare in commissioni e offrire ai clienti tariffe migliori grazie alla prenotazione diretta. Grazie a questa decisione, le vendite sono aumentate vertiginosamente negli ultimi 11 mesi.

Exuma Escapes ama il modo in cui il Channel Manager di TrekkSoft permette di sincronizzare le risorse disponibili con le più grandi imprese di viaggi del mondo. Come dice Dario, "non c'è da stupirsi". Il gateway di pagamento offerto da TrekkPay consente di risparmiare "una fortuna" in commissioni bancarie e per le transazioni con carta di credito.

Dario ci ha spiegato come il calendario delle prenotazioni e l'integrazione della live chat consentano un enorme risparmio di tempo per chiunque abbia un grande numero di vendite/prenotazioni da processare ogni giorno, come Exuma Escape. Per il loro team, essere in grado di controllare il proprio inventario con un semplice clic è un vantaggio enorme.

Amano anche il supporto unico nel suo genere di TrekkSoft. Dario ha spiegato come i webinar, le chiamate di formazione individuale e la libreria di TrekkSoft che ha recentemente scoperto hanno fatto miracoli per le sue capacità di vendita e di marketing. Come dice Dario, "non c'è prezzo su questo genere di supporto".

Il loro tour più popolare, il 
Swimming Pigs Power Boat Day Away, può essere prenotato dal loro sito web, realizzato con TrekkSoft.

Da quando abbiamo lanciato il sito web con TrekkSoft, le nostre vendite sono aumentate del 15% già nei primi 6-8 mesi. Quando abbiamo rinnovato il layout, le vendite sono aumentate del 49% e il traffico dell'82%. I tempi di gestione amministrativa si sono ridotti al 60% grazie alla possibilità di aprire e chiudere le date del calendario e lasciare che il sistema facesse il resto del lavoro. Le spese per l'elaborazione delle carte di credito sono state ridotte del 4% e l'elaborazione contabile è stata completamente tagliata dato che il sistema lo faceva direttamente per noi.

Il consiglio di Dario per te

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  • "Sia le piccole che le grandi imprese possono trarre grande beneficio scegliendo TrekkSoft. All'inizio eravamo un'impresa di sole due persone e con TrekkSoft siamo cresciuti fino a diventare una grande agenzia a responsabilità limitata con personale completo che lavora 7 giorni su 7. Non credo che saremmo arrivati a questo punto così velocemente senza TrekkSoft. Grazie!  – Dario McKinney, President Marketing & Sales di Exuma Escapes

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