Organisation von Seminaren und Konferenzen

Der beste Weg, Seminare und Konferenzen zu organisieren

Veröffentlicht von Franziska Klein on Feb 27, 2017

Laut des Meeting- und EventBarometers 2016, zählten Veranstaltungsstätte im Jahr 2015 insgesamt 393 Mio. Teilnehmer (2,6% mehr als im Vorjahr) mit etwas mehr als 3 Mio. Veranstaltungen. Innerhalb Europas ist Deutschland als Konferenz-Standort weiterhin auf Platz 1, europaweit auf Platz 2. Unter dem Event-Bereich zeigen sich Kongresse, Tagungen und Seminare als wichtigste Veranstaltungsarten.

Egal ob Seminare für externe Teilnehmer oder als interne Veranstaltung für Mitarbeiter, z.B. Schulungen oder Fortbildungen. Seien es Kurse (Sprachkurs, Kochkurs, Weiterbildungskurs, etc.) oder kreative oder geschäftliche Workshops. Bei Seminaren, Kursen und Konferenzen ist es für Veranstalter wichtig zu wissen, wie man diese professionell und vor allem effektiv organisiert, ohne wertvolle Zeit zu vergeuden.

Was Sie hierbei alles beachten sollten, erfahren Sie im Folgenden:

Rahmenbedingungen festsetzen

Zu Beginn der Organisation stellt sich zuallererst die Frage, welche Art von Seminaren oder Konferenzen Sie veranstalten – interne oder externe Veranstaltungen, kurz: wer genau ist Ihre Zielgruppe? Denn gerade bei internen Unternehmensveranstaltungen, die nur Ihren eigenen Mitarbeitern vorbehalten sind, fallen bestimmte organisatorische Aspekte, wie z.B. Übernachtungsmöglichkeit, An-/Abreise, etc. eventuell aus der Organisation heraus.

Desweiteren ist es wichtig, die maximale Anzahl an Teilnehmern, die zum Seminar/Konferenz zugelassen werden, festzusetzen. Je weniger Teilnehmer, desto individueller kann das Seminar gestaltet werden, je mehr Teilnehmer desto günstiger sind die Kosten pro Teilnehmer. Je nach Anzahl der Teilnehmer wird auch der Veranstaltungsort bestimmt (eigene/ externe Räumlichkeiten, Größe des Raumes, etc.) sowie die Ausstattung (z.B. Unterlagen, Verpflegung). Denken Sie an genügend Sitzmöglichkeiten und eine optimale Bestuhlung: Ist das Seminar/ die Konferenz als reiner Vortrag geplant, sodass die Teilnehmer eher Zuhörer sind, oder soll die Sitzordnung die interaktive Kommunikation fördern.

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Handelt es sich um ein mehrtägiges Seminar, bei dem auch eine Unterkunft benötigt wird, dann sprechen Sie Gastgeber vor Ort an, handeln einen Rabatt für Ihre Teilnehmer heraus und blockieren bereits das benötigte Kontingent an Zimmern – so erhält auch jeder Teilnehmer eine Unterkunft! Bei TrekkSoft haben Sie die Möglichkeit bestimmte Kontingente von Unterkünften direkt ins System einzupflegen, sodass beim Anlegen von Paketen (Seminarteilnahme und Übernachtung) direkt das entsprechende Zimmer blockiert werden kann.

Für Räumlichkeiten, Verpflegung/Catering und Unterkunft gilt – holen Sie sich mehrere Angebote bei Firmen vor Ort ein. So können Sie besser vergleichen und sich für das Angebot mit der besten Preis-Leistung entscheiden. Dies stellt ebenso eine wichtige Voraussetzung für die Gesamt-Kalkulation Ihrer Veranstaltung und den späteren Teilnehmerbeitrag dar.

Branchenkompetenz und Expertenwissen

Ein wichtiger Punkt jedes Seminars oder jeder Konferenz ist die Leitung des Seminars. Welche Experten halten einen Vortrag auf einer Konferenz? Laut Event-Magazin ist die Branchenkompetenz ein wichtiger Faktor für die Durchführung von Veranstaltungen, denn sowohl im In- als auch im Ausland wird Wert auf eine Vernetzung mit vor Ort ansässigen wissenschaftlichen und wirtschaftlichen Unternehmen und Instituten gelegt, die den Fokus der jeweiligen Veranstaltung unterstützen. Denn meist sind das Thema und der vortragende Experte der Grund, warum sich Teilnehmer dazu entscheiden, an einer Konferenz oder einem Workshop teilzunehmen, also investieren Sie hier Zeit und Budget, um passende Experten für Ihre Seminare und Konferenzen zu finden – Ihre Teilnehmer werden es Ihnen danken.

Auch wir laden immer wieder Experten zu unseren Webinaren ein, werfen Sie doch einfach einmal einen Blick auf unsere kommenden Webinare: 

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Inhalte Ihres Seminar-Programms

Ihre potenziellen Teilnehmer brauchen einen Überblick aller Seminare, sodass auf einen Blick sichtbar ist, zu welchen Zeiten diese angeboten werden und zum anderen, welche Veranstaltungen für sie  aufgrund seines Wissenstandes und Knowhows in Frage kommen (Anfängerkurs, Aufbaukurs, etc.). Ihre inhaltliche Beschreibung des Seminar-Programms bzw. der Konferenz sollte folgendes beinhalten:

  • Detaillierte Informationen zur Veranstaltung: Inhalt, Leistungsumfang, Dauer der Veranstaltung, Voraussetzung (z.B. muss ein bestimmter Kurs bereits absolviert sein).  Bei mehrtägigen Seminaren verweisen Sie auch über die Option einer örtlichen Unterkunft oder schnüren direkt Unterkunftspakete.
  • Visuelle Informationen: Text ist gut und schön, aber sagt bei weitem nicht so viel aus wie Bilder oder auch Videos der Seminare und Konferenzen. Sie haben bei der letzten Konferenz einige Fotos geschossen, dann bauen Sie diese mit in die Beschreibung der Veranstaltung ein. Bilder sagen mehr wie tausend Worte.
  • Informationen zum Preis: Geben Sie genau an, was der Preiss beinhaltet. Arbeiten Sie mit mehreren Preisvarianten, um z.B. Abstufungen in der Leistung deutlich zu machen (mit oder ohne Unterkunft; Teilnahme am Abendessen, etc.).
  • Ein weiterer wichtiger Punkt ist, ob das Seminar oder die Konferenz sich an ein internationales Publikum Laut Event-Magazin, zeichnet sich der Veranstaltungsmarkt in Deutschland durch eine steigende Internationalisierung aus. So hat sich die Anzahl an ausländischen Teilnehmern an Meetings seit 2006 von 14,3 auf 23,4 Million erhöht. Achten Sie demnach bei Ausarbeitung der Inhalte und späterer Bewerbung der Veranstaltung auf eine internationale Ansprache.

Vermarktung von Seminaren und Konferenzen

Für die Bewerbung Ihrer Seminare bzw. Konferenzen denken Sie an die Plattformen und Kanäle, die Ihre Zielgruppe vorwiegend nutzt (Webseite, Social Media, etc.), um diese gezielt anzusprechen. Gibt es einen internen Bereich für einen ausgewählten Kreis an Teilnehmern, meist bei internen Schulungen, oder ist es öffentlich zugängig.  Wird ein zusätzlicher Link an alle potenziell in Frage kommenden Teilnehmer gesandt oder öffentlich über Unternehmensnetzwerkprofile wie Xing, Linkedin oder auch Facebook beworben? Denken Sie auch über relevante B2B-Messen nach, auf denen Sie Ihre Seminare und Konferenzen öffentlich bewerben können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt sind Kundenreferenzen und Empfehlungen. Sie haben bereits für einen großen Konzern eine Konferenz veranstaltet? Oder haben Kunden, für die Sie bereits mehrfach eine interne Schulung organisiert haben? Dann bitten Sie diese um eine Referenz, die Sie direkt auf Ihrer Webseite veröffentlichen können. Gerade im Bereich von Seminaren, Schulungen und Workshops sind Referenzen ein schwerwiegendes Instrument, um neue Kunden von sich zu überzeugen – denn so beweisen Sie Qualität!

Sie veranstalten das Seminar bereits im dritten Jahr? Umso besser, denn dann haben Sie genaue Informationen in Google Analytics, Social Media, Ihrem Webseiten-Tool, etc. darüber, wie Ihre Kunden auf Sie aufmerksam geworden sind. Sie können dies zudem in Ihrem Feedback-Fragebogen nach der Veranstaltung abfragen. So wissen Sie für das nächste Jahr bereits, welche Kanäle für die Bewerbung der Veranstaltungen besonders geeignet sind.

Kundenfreundliche Anmeldung

Gerade für Ihre Mitarbeiter, die sich intensiv mit der Organisation der Veranstaltung beschäftigen, ist eine klare Strukturierung und klare Aufgabenverteilung essentiell. Zudem sollte die Manpower Ihrer Mitarbeiter optimal eingesetzt werden und keine unnötige Zeit mit Aufgaben verbracht werden, die man durch den Einsatz bestimmter Tools viel effizienter organisieren kann. Hierzu gehört der Einsatz eines professionellen Anmeldetools auf Ihrer Webseite, sodass sich die Teilnehmer nicht nur online informieren, sondern sich direkt anmelden können. Dies spart Ihnen und Ihrem Team Zeit, die sie nicht länger mit dem Beantworten von Telefonaten und manuellem Eintragen von Teilnehmern in Excel-Tabellen verbringen, sondern anderweitig einbringen können, während die Anmeldungen über Ihre Webseite ganz einfach online ablaufen.

Mit einer Online-Buchungslösung auf Ihrer Webseite kann der Teilnehmer sich nicht nur direkt für das Seminar anmelden, sondern auch direkt online zahlen – inkl. Rechnung und/oder Anzahlungsoption.  Zudem erleichtert Ihnen ein professionelles Ticketing-Tool die Arbeit am Veranstaltungstag selbst, denn gerade bei größeren Veranstaltungen ist ein Einlass-Management mit Ticket-Scan zeitsparend.

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Optimales Teilnehmer-Management garantieren

Qualifizierte Teilnehmerdaten sind für das spätere Teilnehmermanagement enorm wichtig. Denn nur durch die Informationen, die Sie bei der Anmeldung direkt abfragen, Sie alle wichtigen Teilnehmerinformationen bereits vor der Veranstaltung zur Hand und können dies in die Planung und Organisation einfließen lassen. Am einfachsten geht dies mittels kundenspezifischen Zusatzfeldern, die Sie individuell bei Eingabe der Teilnehmerdaten mit abfragen können. Das bedeutet, dass Sie bereits wissen, wer z.B. Vegetarier ist, wer im Nachhinein ein separates Zertifikat benötigt oder wer wann an-/abreist.

Ein weiterer Vorteil, wenn Sie ein Online-Buchungs- und Verwaltungssystem wie TrekkSoft nutzen, Sie haben alle Teilnehmerdaten übersichtlich in einer Teilnehmerliste in Ihrem System dargestellt, sehen genau, wer Teilnehmer zu welcher Buchung gehört, wer noch einen ausstehenden Betrag vor Ort zu zahlen hat und wer welche individuellen Daten über sich übermittelt hat. Teilnehmerliste abhaken, dass man weiß, wer auch wirklich erschienen ist. Teilnehmernamen übersichtlich auf einer Liste (Excel oder PDF) zu haben, um ihre Teilnahme zu bestätigen.

Wie gehen Sie mit Absagen und Stornierungen um? Nicht jeder Teilnehmer, der sich zur Konferenz oder zum Seminar anmeldet erscheint auch. Es gibt immer einen Bruchteil, der kurzfristig absagen muss oder einen Ersatztermin einfordert. In einem solchen Fall ist es praktisch, per Knopfdruck den besagten Teilnehmer stornieren oder umbuchen zu können und den Platz für weitere Interessierte oder Teilnehmer von der Warteliste freizugeben. Ebenso kann auch eine Absage oder ein Verschieben des Seminars von Seiten des Veranstalters passieren, sodass hier eine ebenso schnelle Absagefunktion mit einem Klick sinnvoll erscheint. Mit einem Verwaltungssystem wie TrekkSoft ist dies für Sie und Ihre Mitarbeiter ganz einfach möglich.

Kontinuierlicher Kontakt zu Ihren Teilnehmern

Der Kontakt zu Ihren Teilnehmern beginnt nicht erst, wenn der Teilnehmer bei Ihnen zur Veranstaltung erscheint. Er beginnt, wenn Ihr Kunde sich über Ihr Seminarprogramm oder Ihr Unternehmen informiert, sei es über die Google-Suche oder durch eine Empfehlung. Somit ist es wichtig, Ihre Kontaktpunkte zu Ihrem Kunden während der kompletten Customer Journey zu durchdenken (z.B. über Pre-/Post-Trip-Emails). Denken Sie an Informationen, die Sie den Teilnehmern bereits vor der Veranstaltung zuspielen können (z.B. Programm, Anreise, etc.), sodass diese sich vorab bereits gut vorbereitet und aufgehoben fühlen. Aber auch nach der Veranstaltung ist es wichtig, mit Ihren Kunden in Kontakt zu bleiben. Hierzu zählen das Versenden von Bildern und Videos vom Seminar, Workshop-Ergebnisse, Protokolle, Zertifikate, etc. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um den Teilnehmern einen Rabattcode für die Buchung eines Ihrer nächsten Seminare zukommen zu lassen. Durch das Versenden eines Feedback-Bogens haben Sie die Möglichkeit, alle Programmpunkte, vom Thema und den Inhalten, über die Experten, bis hin zur Verpflegung und Unterkunft bewerten zu lassen. Anhand dieser Bewertung können Sie Ihre Angebote kontinuierlich anpassen und optimieren.

Leseempfehlung: 7 Emails, die jeder Veranstalter kennen sollte.

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Franziska Klein

Geschrieben von Franziska Klein

Franziska studied tourism and geography and loves to travel mainly across Europe to discover beautiful hiking spots.

Themen: Business advice

   

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