Für mehr Last Minute-Buchungen besser mit Vertriebspartnern kommunizieren

5 Tipps mehrere Agenten & Partner ohne Stress zu verwalten

Veröffentlicht von Franziska Wernet on Sep 15, 2017

Dieser Blogpost wurde vom Original Englischen von Nicole Kow übersetzt.

Mit Agenten und Vertriebspartnern zusammenzuarbeiten kann dein Unternehmen voranbringen, vor allem, weil sie sich genau damit auskennen, wie sie die richtigen Aktivitäten an die richtigen Kunden bringen. Zusätzlich helfen sie dir, mehr Last Minute-Buchungen von Reisenden zu erhalten, die sich bereits in der Destination aufhalten.

Gleichzeitig kann es auch schwierig sein, mit verschiedenen Agenten und Vertriebspartnern, wie Hotels, Reiseagenturen, etc. zusammenzuarbeiten. Man muss immer den Überblick über die jeweiligen Buchungen des Agenten behalten, die richtigen Kunden-Informationen für die Tour selbst erhalten oder, für die, die ihren Agenten eine Provision zahlen, diese entsprechend abrechnen. 

Damit sich diese Zusammenarbeit zwischen dir und Agenten auch in Zukunft weiter lohnt, du hierüber Umsatz generierst und trotzdem Zeit für deine täglichen To Do's hast, haben wir dir hier ein paar hilfreiche Tipps zusammengestellt.  

1. Kommuniziere deutlich

Regel Nummer 1: Kommuniziere klar und regelmäßig. Du möchtest, dass deine Agenten dir Kunden bringen, die nicht nur daran interessiert sind, was du machst, sondern auch wie du deine Touren organisierst. Es macht wenig Sinn, wenn sie dir Familien mit Kindern schicken, wenn deine Touren eher für junge Backpacker geeignet sind.

Somit solltest du nicht nur kommunizieren, welche Touren und Aktivitäten du veranstaltest, sondern auch mehr über deine Marke sprechen. 

Für eine effektive Kommunikation sind die richtigen Tools gefragt, wie Skype oder Google Hangouts für längere Meetings, regelmäßig Emails schreiben, WhatsApp oder WeChat für dringende oder kurze Nachrichten. 

Überprüfe, ob diese Tools auch zur Art der Kommunikation passen. Mit dem falschen Tool oder der falschen Plattform kommt es schnell zu Missverständnissen.

Track performance with the same tools

 

2. Regelmäßig Meetings abhalten

Für eine klare Kommunikation könntest du zweiwöchige oder monatliche Meetings mit deinen Agenten aufsetzen. Mit einem festen Termin, an dem ihr über Leistung, Buchungen oder zukünftige Termine sprechen könnt, spart ihr euch nicht nur Zeit, ihr könnt zudem Missverständnisse und Fehler in der Zukunft direkt vermeiden.

Eine weitere Möglichkeit ist es, Vorausbuchungsfristen für deine Touren anzulegen, sodass deine Agenten bestimmte Touren nur bis x Tage vorher buchen können. So vermeidest du Schwierigkeiten oder Unstimmigkeiten während der Tour.

Stelle zudem klar, wann du die Provision an deine Agenten auszahlst und halte dich auch an diese Deadline. 

Mit einer Erinnerung in deinem Kalender bleibst du über die Check-ins und die Vorausbuchungsfristen jederzeit informiert.  

Leseempfehlung: Wie du auch während der Hochsaison organisiert bleibst

   

3. Leistung messen

Für die Überprüfung der Performance deiner Agenten und welche Buchungen genau über wen erfolgt sind, solltest du eine Liste bzw. ein Tool nutzen. Einfachste Variante wäre ein Google Sheet, in das ihr beide eure jeweiligen Buchungen entsprechend eintragt.

Alternativ könntest du auch am Ende des Tages eine kurze Email mit den Buchungsdetails versenden.  

Leseempfehlung: Wie du eine erfolgreiche Vertriebsstrategie aufstellst

 

4. Halte deine Agenten auf dem Laufenden

Wenn du dich dazu entscheidest, neue Touren und Aktivitäten ins Programm aufzunehmen, solltest du deine Agenten darüber zeitnah informieren.

Idealerweise schickst du ihnen alle drei Monate ein Update deiner Touren (z.B. als PDF-Prospekt) und erinnerst sie noch einmal daran, was du alles anbietest und welches Feedback deine Kunden dir bisher gegeben haben.

 

5. Plan B, falls die Dinge anders laufen als erwartet

Für den unschönen Fall, dass etwas nicht so läuft, wie geplant, z.B. ein Kunde unzufrieden ist oder eine falsche Abholzeit kommuniziert wurde, ist ein Plan B sinnvoll. Gib deinen Agenten einen Kontakt, den sie genau in solchen Fällen anrufen können. Am besten noch eine zweite Person, falls die erste nicht erreichbar ist.

Have a plan for when things go wrong


 

New Call-to-action

 

Du brauchst nur ein einziges Tool: TrekkSoft

Um die Arbeit mit verschiedenen Agenten so stressfrei wie möglich zu gestalten, solltest du ein Buchungssystem nutzen, dass jedem genau die Tools zur Verfügung stellt, die seine Arbeit erleichtern.  

Zuallererst sollte dein Buchungssystem Echtzeit-Verfügbarkeiten abbilden, sodass jeder, der deine Touren oder Aktivitäten verkauft, genau weiß, wie viele Plätze bei jeder Tour noch frei sind. TrekkSoft aktualisiert Buchungen über deine Webseite, deine Vertriebspartner, deine Partner und sogar OTAs automatisch und passt die verfügbaren Plätze entsprechend an.

Zudem ermöglicht dir ein Buchungssystem wie TrekkSoft eine bessere Zusammenarbeit mit deinen Agenten und Vertriebspartnern, dank seiner Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Du kannst für jeden Agenten eine eigene Provision festlegen und extra für sie Rabatt-Codes erstellen, die sie an Kunden weitergeben können.

Agenten und Partner in TrekkSoft hinterlegen

 

Mit deinem Buchungssystem sollte es zudem möglich sein, dass unterschiedliche Agenten auch unterschiedliche Rechte erhalten, je nachdem, auf welche Art der Zusammenarbeit ihr euch geeinigt habt.  

Rechte von Agenten in TrekkSoft festlegen

 

Sobald du TrekkSoft Accounts für deine Agenten und Vertriebspartner aufgesetzt hast, erhalten sie direkt Zugang zur Buchungs- und Zahlungsplattform, die ihnen mehr Möglichkeiten für weniger Arbeit bietet. Unser Point-of-Sale-Desk stellt eine beliebte Verkaufsoberfläche dar - in ansprechendem Design und einfach in der Bedienung. Hierüber haben Agenten die Möglichkeit, Touren über jedes Smartphone oder Tablet zu verkaufen. 

Point of sale desk with any device

Zusammenfassung

Durch die Zusammenarbeit mit Vertriebspartnern und Agenten kannst du mehr Kunden auf regionaler wie internationaler Ebene ansprechen. Hierbei kann es durchaus sein, dass mobile Verkäufe wie Lastminute-Buchungen zunehmen, wobei Empfehlungen von Einheimischen ebenso nicht zu vernachlässigen sind.

Am Ende des Tages geht es in der Tourismusbranche immer darum, mit anderen Leuten zusammenzuarbeiten. Insbesondere Agenten und Vertriebspartner, die Touren für dich verkaufen, sollten deine volle Unterstützung erhalten, um eine tolle Kunden-Beziehung aufzubauen und das von Beginn an.  

 
Franziska Wernet

Escrito por Franziska Wernet

Franziska studied tourism and geography and loves to travel mainly across Europe to discover beautiful hiking spots.

Themen: Business advice, Summer tips

Die beste Lösung für dich

Du bist Touren- oder Aktivitäten-Anbieter oder arbeitest für eine Tourismusdestination?

Dann haben wir das perfekte Preismodell für dein Unternehmen. Vereinbare direkt einen Demo-Anruf mit unserem Team.

Demo vereinbaren