Traducción del artículo escrito por Nicole Kow
Cuando se cambia a un nuevo sistema de reservas existen muchos recursos que están dedicados al proceso. Durante la etapa previa, que va desde la investigación a la instalación y hasta el mantenimiento a largo plazo, tu compañía necesita realizar inversiones en varias etapas del proceso de compra para asegurar de que obtendrás el máximo del sistema elegido.
A continuación, hemos desglosado los diferentes tipos de inversiones que tu compañía deberá realizar al embarcarse en el proceso para encontrar el mejor sistema de reservas para tu negocio.
1. Invertir tiempo en estudiar el mercado
Al decidir que un negocio necesita un sistema de reservas, las compañías suelen designar a una persona (o un equipo de personas si es una empresa grande) para comenzar con el proceso de investigación y escrutinio de los diferentes sistemas de reservas disponibles en el mercado. Es así que esa persona (o equipo) debe dedicar muchas horas a este proceso.
Al mismo tiempo, también deben investigar lo que verdaderamente precisa tu negocio, desde el equipo administrativo que procesa las reservas, hasta el equipo de ventas y guías. Es probable que cada miembro del equipo utilice diferentes etapas del sistema con cierta regularidad.
Luego, deberás considerar qué funciones te resultarían útiles para los diferentes equipos y de qué manera podrán impactar tu negocio ahora y en los próximos dos, tres o cinco años.
Este proceso puede ser bastante tedioso, ya que no existen parámetros establecidos en la industria respecto a la misma funcionalidad en los diferentes sistemas disponibles. Además, pese a que realicen lo mismo, no todas las funciones trabajan de la misma manera.
Para acelerar el proceso, en TrekkSoft animamos a los negocios a coordinar una llamada telefónica con nosotros para que podamos comprender lo que tu negocio realmente necesita y así identificar si nuestro software sería una buena opción para tu empresa. Esto puede ahorrarte mucho tiempo de investigación.
2. Invertir tiempo y dinero en la configuración del sistema de reservas
Luego de que hayas elegido el sistema de reservas adecuado, deberás realizar ciertas inversiones monetarias por adelantado para que el sistema quede funcionando. Ya sea el coste por contratar un diseñador web para colocar el widget de reservas o abonar un anticipo para que lo realice el proveedor del software de reservas, cierta inversión monetaria será necesaria.
El tiempo es otra inversión que deberás realizar tanto para configurar tu sistema de reservas (por ejemplo, subir los tours y las actividades que ofreces, los precios y calendarios) como en la incorporación en el proceso de los propios miembros de tu equipo.
En TrekkSoft ofrecemos tres tipo de llamadas sobre incorporaciones para nuevos usuarios. Aquí recomendamos que los miembros que utilizarán el sistema con regularidad también asistan a la llamada. Si tienes un equipo de soporte informático, sería recomendable que al menos un miembro del equipo también asistiera a la capacitación.
Lee más: Cómo aprovechar al máximo tu sistema de reservas (Inglés).
3. Invertir a largo plazo
Para crecer junto a tu sistema de reservas, tu negocio debería invertir en maneras fáciles y pequeñas para mantenerte al día con el desarrollo de software.
Habitualmente, en TrekkSoft estudiamos a cada cliente y realizamos sesiones de prueba para corroborar ideas y obtener comentarios de nuestros clientes sobre funciones que hemos desarrollado y lanzado al mercado. Valoramos mucho a nuestros cientes y las ideas que ellos aportan.
Si abonas una suscripción mensual fija, recomendaría enormemente que utilizaras los recursos disponibles. Podrías coordinar reuniones trimestrales con tu ejecutivo de cuentas para revisar en conjunto el desempeño del trimestre anterior. Durante estas reuniones, podrías consultar sobre las mejores prácticas para abordar ciertos temas o preguntar y solicitar una demostración de las nuevas funciones.
Saber hacia dónde se dirige tu software de reservas a largo plazo puede ayudarte a planificar el futuro de tu negocio. En TrekkSoft estamos abocados a ofrecer una solución confiable e independiente para las empresas de tours y actividades que asegure la seguridad de tus datos y el crecimiento a largo plazo de tu negocio.
Lee más: Tours y actividades en 2018 y 2019. Conversaciones con nuestro CEO y CTO.
Costes de oportunidad en los que se incurre cuando eliges no invertir en tu negocio.
Al hablar con los clientes que han cambiado del sistema de nuestros competidores al nuestro, habitualmente mencionaban "necesitar un sistema de reservas que facilitara el crecimiento" como el principal motivo de cambio a TrekkSoft. Si bien las necesidades de cada empresa en crecimiento pueden variar, todo negocio que experimente un crecimiento en sus reservas debería utilizar un sistema de reservas que lo acompañe y lo acelere.
Sin embargo, con cualquier decisión o indecisión que tomes (o que no tomes), de todas maneras incurrirás en un costo de oportunidad. Al realizar o no realizar determinada elección, inherentemente estás diciéndole "no" a otras oportunidades.
Esto aplica a aquellos negocios que desean mantenerse con el mismo viejo sistema de reservas (o la hoja de cálculo de Excel). Cuando las empresas eligen retrasar el cambio hacia un sistema de reservas más efectivo, existe una pérdida de efectividad tal que afectará los resultados.
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Con la ayuda de TrekkSoft, Sea Saffron, fundada en 2017, ha logrado establecer su negocio de tours gastronómicos en Internet. Rápidamente, han captado a una audiencia mucho mayor, han reducido los tiempos de administración y, por sobre todo lo demás, han aumentado la cantidad de reservas que reciben en su propio sitio web.
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