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Come aprire un tour operator o agenzia di servizi turistici Parte #2

Redatto da M. Giulia Biagiotti on feb 6, 2017

Quest'articolo è un adattamento dell'originale scritto da Sara Napier Burkhard.

Benvenuto alla seconda parte del nostro articolo su come aprire un tour operator o agenzia di servizi turistici. Nel primo articolo dedicato al tema abbiamo parlato dei cinque step fondamentali per avviare una nuova impresa nel settore turistico. 

In questo post, andremo più in profondità per scoprire come dare forma al tuo business e includeremo una mini guida riassuntiva per darti gli strumenti per preparare l'avviamento della tua impresa turistica al meglio.

1. Organizza i finanziamenti

Una volta creata un'idea iniziale di logo e identità del brand, dovrai fare i conti con l'argomento preferito da tutti gli imprenditori: le risorse finanziarie.

Hai già elaborato il tuo piano finanziario? Insieme al tuo business plan, sarà questo il documento più importante che dovrà accompagnare la tua impresa. Prima cosa da preparare sarà il cosiddetto "financial statements", a cui seguirà fare una stima dei tuoi costi di avviamento.

Hai deciso di aprire in proprio, con un collaboratore o con un partner? Le tue fonti di finanziamento saranno perlopiù investimenti esterni, prestiti in banca o risorse finanziare proprie? Indipendentemente dalla soluzione che decidi di adottare, metti tutto in chiaro in un contratto che spieghi oneri e onori di tutte le parti interessate, che rispecchi una strategia ben delineata.

Business finance

Le tue risorse finanziarie saranno la fonte fondamentale per avviare tutte le tue attività e per questo dovrai dargli l'importanza che merita. Dopo tutto, non si tratta solo delle tue risorse o di quelle dei tuoi impiegati ma anche delle finanze dei tuoi clienti. E' sufficiente un passo falso e la tua credibilità può crollare nei confronti di tutti i portatori di interesse, dai clienti agli investitori. 

Specialmente nel caso in cui hai deciso di appoggiarti a degli investitori, si aspetteranno il rispetto di principi di professionalità nello stilare i piani finanziari e nel portarli avanti. Per fortuna ci sono diverse risorse disponibili per semplificare la pianificazione finanziaria: ad esempio siti web come CalcXML o guide in piu approfondite alla pianificazione finanziaria come questa realizzata da Elizabeth Wasserman, esperta in business consulting e editor in IncTechnology.

2. Fai della qualità la tua priorità

Avere delle solide fondamenta per il tuo business è importante ma non dovrebbe essere l'unica cosa a cui pensare. Punta ad un livello di qualità elevata ei tuoi tour e attività che offri e prendi appunti: scrivi tutto quello che ti viene in mente per rendere la tua impresa, il tuo brand, memorabile.

Se hai già esperienza nel settore turistico (forse in altri rami rispetto a tour ed esperienze?), saprai già su quali elementi lavorare e insistere fin dall'inizio. Se non hai molta esperienza, non ti preoccupare: una volta che avrai cominciato l'attività, ti troverai nella fase crescente della cosiddetta "curva di apprendimento". Investi tempo nel comprendere ciò di cui i clienti desiderano direttamente durante i tour e le esperienze che hai messo in pista. Man mano svilupperai un'esperienza professionale specifica e delle connessioni tali da diventare un completo esperto del tuo settore.

Ricorda che nel settore del turismo e viaggi, le relazioni interpersonali e le connessioni sono fondamentali. Il legame che stabiliamo con il cliente e l'esperienza positiva che ne deriva sono elementi fondamentali di ogni prenotazione. Un modo fantastico per farlo è includere quel dettaglio in più che trasforma una banale attività in un'esperienza che vale la pena ricordare.    City tour

Offri un'esperienza eccezionale: i tuoi clienti attuali e potenziali te ne ringrazieranno.
Cerca il dettaglio in più che trasforma una banale attività in un'esperienza che vale la pena ricordare.

Pensa a cosa può rendere speciale il tuor o l'esperienza con te e che puoi facilmente inserire durante le tue attività. Ad esempio, una visita guidata per la città potrebbe terminare con un allegro picnic in una zona panoramica della città. Si potrebbe organizzare tranquillamente con un ristorante o trattoria partner che darà quel gusto in più ai tuoi tour.

Un altro esempio potrebbe essere banalmente fornire acqua durante le attività all'aria aperta e outdoor. Che si tratti di una passeggiata nei boschi d'estate o di un giro in kayak in primavera, i tuoi ospiti ti saranno grati per una bottiglia d'acqua fresca.

Differenziarsi non significa necessariamente dover offrire champagne e caviale. Semplicemente offri qualcosa di personalizzato, realizzato a mano, cerca qualcosa che ti permetta di stabilire una relazione più diretta con il cliente in questione, lavora sul creare un'atmosfera accogliente: questi sono gli elementi che danno reale valore al cliente. 

Continua a pensare in termini di qualità per migliorare la tua esperienza. Non ci vorrà molto prima che la qualità dei tuoi servizi si allineino a quelli del tuo settore e, anzi, eccedano le aspettative dei tuoi clienti. 

3. Crea un punto vendita

Anche se molte imprese che organizzano tour e attività prendono luogo all'aria aperta, questo non significa che un punto di riferimento fisico come un ufficio non sia necessario. Tutte le attività che coinvolgono l'affitto di attrezzature e noleggio di equipaggiamenti avranno bisogno di una sede fissa da cui portare avanti le attività scegliendo la giusta location per la tua attività.

Se stai pensando di aprire un ufficio, allora non dimenticare di pensare anche ad una copertura assicurativa per la tua impresa. Così come per i requisiti legali, anche i termini assicurativi possono variare a seconda della posizione geografica in cui vorrai andare a operare.

E' sempre raccomandabile richiedere una copertura assicurativa per l'edificio, le attrezzature e ogni altro elemento addizionale di proprietà dell'impresa. Dovresti anche pensare di acquistare una polizza assicurativa per te e per i tuoi impiegati.

Mentre alcune imprese potrebbero avere bisogno solo degli elementi di base (responsabilità generale e degli immobili, etc.) altre potrebbero aver bisogno di un poco più di copertura. Questo è qualcosa che può variare da paese a paese.

Ecco alcuni link per darti delle informazioni in più in questo ambito: 

In particolare, per lavorare in Italia, potresti trovare informazioni davvero utili a riguardo nei siti web delle associazioni di categoria come:

Per avere una prima idea, puoi dare un'occhiata a quest' esempio di copertura assicurativa: Allianz Assicurazioni per il settore del turismo.

4. Di quanta tecnologia avrai bisogno?

Domanda non banale. Ti serviranno sicuramente gli elementi di base come wifi, telefonio aziendale, computer, stampanti. A seconda della dimensione della tua impresa turistica, potresti aver bisogno anche soltanto di un semplice computer per cominciare, se pensi che con una connessione e con Skype si possono chiamare anche i numeri di telefono. Se sei spesso in giro come accompagnatore turistico, potrebbe farti comodo un tablet o altro dispositivo mobile per le prenotazioni on-the-go

Specialmente se sei un tour operator, potresti aver bisogno di soluzioni per il salvataggio dei dati personali dei clienti e di sistemi per completare le transazioni, cosa ancora più importante nel caso tu offra anche soluzioni di pernottamento. Privacy e sicurezza dei dati hanno priorità assoluta. Non dimenticare di considerare le opzioni per i cloud server per l'immagazzinamento dei dati.  

Computers software

Un altro importante strumento di cui avrai bisogno sarà un sistema per la gestione dei pagamenti. Molte imprese che offrono tour e attività si appoggiano a sistemi POS per gestire le transazioni direttamente in loco. Se puoi promuovere i tuoi tour vis-a-vis e ricevere prenotazioni sul momento, soluzioni come il POS ti permetteranno di trasformare ogni luogo nel tuo ufficio a portata di mano.

Infine, una delle cose più importanti di cui avrai bisogno sarà un sito web. Oggi, avere un numero di telefono o una location per il tuo ufficio per farti trovare localmente è davvero semplice ma un sito web con la grafica appropriata ti permetterà di dare il giusto risalto alla tua offerta. Consentirà ai tuoi clienti di individuarti online, raccogliere le informazioni sulla tua offerta e, soprattutto, prenotare anche online.

Per altre informazioni, richiedi una chiamata dimostrativa gratuita con uno dei nostri esperti. Il nostro dinamico team potrà assisterti negli step tecnici per la creazione del tuo sito web, dei processi di pagamenti e la gestione delle prenotazioni.

 

5. Aspettati l'inatteso

Anche se hai pianificato già tutto (o pensi di averlo fatto) fino all'ultimo dettaglio, non dimenticarti mai una delle regole fondamentali del mercato (e della vita): sono davvero poche le cose che vanno esattamente come le avevi pianificate.

Ogni guida con molta esperienza alle spalle può confermarti che ci saranno molte sfide da affrontare. Ma ogni sfida contribuirà a renderti un vero esperto del tuo campo: gli esperti conoscono cosa sta nel pieno del loro controllo e cercano di ottenere sempre il risultato migliore possibile; imparano ad adattarsi agli inattesi cambi dell'industria e non smettono mai di imparare, cercando di rimanere sempre aggiornati sugli ultimi trend del turismo che guideranno l'industria. 

Bridge tour

Quindi, renditi forte sui tuoi punti forti e preparati ad affrontare le sfide, le eccitanti avventure e esperienze di apprendimento che si trasmetteranno nel brand della tua impresa turistica.

Elementi quali un solido business plan, una struttura di marketing e il tempo che ci avrai dedicato si rifletteranno nella qualità consistente che vorrai offrire, sempre.

Quali altri consigli vorresti aggiungere per chi vorrebbe aprire un tour operator o agenzia di servizi turistici? Scrivici nei commenti! 

Ti stai chiedendo come cominciare in questo settore? Lasciati guidare nei tuoi primi passi con la nostra guida checklist per aspiranti tour operator e agenzia di servizi turistici!

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M. Giulia Biagiotti

Escrito por M. Giulia Biagiotti

Thanks to an international professional work experience in Paris, Dublin, Valencia and Interlaken in Marketing and Sales, Giulia is specialised in Digital Marketing and Inbound Strategy approach, from SEO optimization to content creation to social media management. Giulia is also our former Italian Content Manager at TrekkSoft. Reach out to her on social media to say hi!

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