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Una guida per scegliere il miglior software di prenotazione per un tour operator

Redatto da Alona Mittiga on mag 31, 2016

Questo blog è stato originariamente scritto da Lucy Fuggle.

Un numero crescente di viaggiatori vogliono prenotare tour e attività on-line, anche se l'83% delle aziende turistiche e tour operator ancora lavorano con i metodi tradizionali per la loro gestione quotidiana (Phocuswright, 2016).

Questo significa due cose. In primo luogo, se i tuoi tours sono disponibili on-line, hai un chiaro vantaggio!

In secondo luogo, se non hai ancora deciso di passare online, ora è il momento ideale per recuperare il ritardo. Esiste una vasta gamma di fornitori di software di prenotazione da scegliere: è più facile che mai valutare le opzioni offerte e scegliere la soluzione che realmente soddisfa le tue esigenze.


In TrekkSoft, abbiamo scoperto che gli operatori turistici e di attività ricevono fino al 40% in più di prenotazioni dopo l'implementazione di un sistema di prenotazione on-line. Ecco le domande che dovresti farti per ottenere risultati simili per il tuo business.

 

1. Il fornitore di software è specializzato nel tuo settore?

Ci sono molti fornitori di software di prenotazione in giro, ma molti di loro non sono specializzati nel settore dei tour e delle attività. Diffida dal scegliere un fornitore che ha un obiettivo diverso rispetto a quello prefissato dalla tua azienda, anche se il prezzo è davvero basso (o gratuito). 

Come punto di partenza, è saggio escludere le aziende che si concentrano su prenotazioni di ristoranti o di alberghi. Vuoi essere supportato da un team che comprende il tuo settore meglio di tutti gli altri. Fortunatamente per te, ci sono diversi sistemi di prenotazione di alta qualità che hanno una vasta esperienza del settore del tour e attività.

 

2. Quali sono i costi necessari?

  • Il costo riflette la qualità delle funzioni?
  • C'è un costo aggiuntivo per l'onboarding, il supporto, o per avere il tuo sito web in funzione?

Tieni a mente che avrai quello che paghi - molte soluzioni a basso costo o gratuite sul mercato tendono ad avere un set di caratteristiche molto limitato ed un livello minimo di sostegno. Probabilmente sarai d'accordo sul fatto che un sistema di pagamento vale l'investimento, soprattutto se desideri che il fornitore di software ti aiuti con l'esecuzione dell'amministrazione giorno per giorno, indirizzando il tuo business verso una rapida crescita.

Alcuni sistemi di pagamento sono generalmente accompagnati da caratteristiche di alto livello e di supporto. In particolare ci dovrebbe essere un altissimo livello di supporto con il processo di onboarding, ma anche nell'intero percorso del cliente. Anche tu vorresti essere supportato da un team con anni di esperienza nell'aiutare le aziende come la tua a crescere - questo è un obiettivo fondamentale.


Alcuni fornitori di software di prenotazione possono avere un costo aggiuntivo per la formazione e il sostegno, ma questo non è il caso di tutti. Fornitori come TrekkSoft sostengono un'esperienza di introduzione al utilizzo gratuita e personalizzata, nonché in un supporto continuativo nel tempo. Se questo è importante per te, perché non contattare la nostra squadra?

 

3. Quali sono le priorità per questa fase della tua attività, quali caratterestiche sono veramente importanti?

Prima di richiedere una qualsiasi prova o dimostrazione, decidi quali caratteristiche sono importanti per te e per la tua attività.

Qui ci sono alcune caratteristiche che potresti considerare nella ricerca del software di prenotazione:

  • Un costruttore del sito web consente di creare da zero un nuovo e ottimizzato sito web per le prenotazioni.
  • La gestione delle risorse impedisce overbooking, aggiornando tutte le risorse in tempo reale. Questo è importantissimo se la vostra attività ha risorse limitate (ad esempio kayak) o posti disponibili limitati (ad esempio in un tour) che devono essere correttamente assegnati.
  • Un app mobile che ti permette di gestire il tuo business in qualsiasi momento, ovunque, da qualsiasi dispositivo.
  • Un sistema multi-valuta e multilingue permette di attirare i clienti provenienti da tutto il mondo, senza alcuna limitazione. 
  • Un add-on permette ai clienti selezionare degli extra durante il processo d'acquisto per aumentare il valore del loro carrello e creare un'esperienza più personalizzata.
  • Una piattaforma di pagamento che offre un basso tasso per l'elaborazione di pagamenti in tutto il mondo.
  • Prenotazioni in tempo reale significa che avrai sempre disponibile la visuale più recente della disponibilità dei tuoi tour.
  • Un POS online consente agli agenti di vendere i tuoi tour tramite qualsiasi tablet o computer portatile con un sistema user-friendly.

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Potresti anche chiederti:

  • Gli agenti vendono i tuoi tours, o ne vorresti avere alcuni in futuro? Un fornitore di software come TrekkSoft può facilitare questo, attraverso un POS on-line pronto per l'uso per gli agenti che decidono di collegarsi con te.
  • Vuoi costruire una rete di partner e di cross-selling con altri operatori del turismo?

E' anche importante che il tuo team sia a conoscenza della tua scelta del software, e che le sue caratteristiche contribuiscano a tutto il lavoro di squadra felicemente e in modo efficace.

 

4. Il sistema di prenotazione da ai tuoi clienti quello che vogliono?

Come i tuoi clienti vogliono prenotare? E' di vitale importanza scegliere un sistema di prenotazione che fornisca loro un processo di prenotazione e pagamento snello e facile da usare. Idealmente, il processo di prenotazione deve essere il più semplice possibile, con un minimo di passaggi possibili.  

 

5. Il back-end è facile da usare?

Dopo un rapido processo di onboarding, dovrebbe essere facile per te e per il tuo team avere una visione chiara ed in tempo reale delle prenotazioni, poter controllare o regolare l'inventario, e fare un reporting dettagliato o delle analisi mirate.

  • Si tratta di un sistema che si puoi iniziare ad usare in tempi brevi?
  • Il team riesce ad abituarsi rapidamente al sistema?
  • Vorresti avere un account manager dedicato a te che ti mostri i dettagli e risponda ad ogni tua curiosità? 

 

6. Il software si integra con i tuoi strumenti preferiti?

Se sei un felice utente di Google Calendar o iCal, controlla se il software di prenotazione offre una sincronizzazione del calendario in modo da poter vedere la tua disponibilità dove preferisci tu.

Se distribuisci i tuoi tours in mercati come Musement e Viator, i software di prenotazione offrono un'integrazione in modo da poter visualizzare tutte le prenotazioni in tempo reale in un unico luogo?

Che dire di Google Analytics, Joomla, Wordpress e così via? Queste sono alcune delle integrazioni che offriamo in TrekkSoft. Avere i tuoi strumenti preferiti integrati può aiutarti ad avere una visione globale delle cose, in particolare durante la prossima alta stagione estiva.

 

7. Attualmente, come vendi i tuoi tours?

Quando scegli una soluzione di prenotazione online, prendi in considerazione il tuo attuale processo lavorativo. E' probabile che funzioni abbastanza bene per te, ma ora stai cercando un modo più efficace per lanciare il tuo business online e utilizzare le funzioni più avanzate.

Scegliere un sistema di prenotazione che porti la tua azienda ad un livello successivo. Il modo migliore per farlo è quello di scegliere un fornitore specializzato in software per il tuo settore, come TrekkSoft per le escursioni e le attività.

 

8. I fornitori di software sono interessati a fornire un sopporto marketing alla tua azienda?

The best booking software providers have a selfless interest in helping you take your business to the next level.

I migliori fornitori di software di prenotazione hanno un interesse nell'aiutare la prendere la vostra attività al livello successivo.

  • Is their experience relevant to you?
  • Do they care about you as an individual?
  • Do they feature their customers on their blog?
  • Do they offer a range of free resources like webinars and events?
  • As their customer, would they give you a shout-out on social media?
  • Do they offer a space for you to network with your peers, ask any questions, and get personalised answers from experts, such as the TrekkSoft LinkedIn group?

You should be able to build an ongoing relationship with your software provider, and not just their customer support team.


È la loro esperienza in materia di te?
Non si preoccupano di voi come un individuo?
Non hanno presentano i loro clienti sul loro blog?
Esse offrono una vasta gamma di risorse gratuite come webinar ed eventi?
Come il loro cliente, avrebbero dovuto dare un grido-out sui social media?
Offrono uno spazio per voi in rete con i vostri coetanei, fare tutte le domande e ottenere risposte personalizzate da esperti, come ad esempio il gruppo TrekkSoft LinkedIn?
Si dovrebbe essere in grado di costruire un rapporto continuo con il vostro fornitore di software, e non solo il loro team di supporto clienti.

 

9. La società è in rapida crescita con l'industria?

L'industria del turismo e dei tours in particolare, sta attraversando dei cambiamenti interessanti ed un'espansione veloce.

Quando valuti un fornitore di software di prenotazioni online, chiediti quanto velocemente l'azienda sta migliorando e ampliando il proprio set di funzionalità del software.

Scopri le loro pagina aggiornata delle funzioni per capire se ti stai dirigendo in una direzione interessante, e concentrati sulla società che offre uno strumento utile come come Crunchbase.

 

10. Ti trovi bene con il team? 

 Non è sempre consigliato orientarsi sulla scelta dal brand più grande. Spesso, è più importante scegliere una società che può fornire un approccio cordiale ed esperto one-to-one.

TrekkSoft è stata fondata da professionisti di viaggio e di avventura, il nostro team vive e lavora nel cuore pulsante dell'attività dell'industria turistica, ad Interlaken. Per molti dei nostri clienti, questo livello di comprensione e conoscenza è incredibilmente importante.

Avere una certa affinità con il team che lavora sul software di prenotazione è un enorme vantaggio per il tuo business.

 

11.  L'azienda ha valore sociale e la credibilità?

Desideri scegliere un fornitore di software credibile e sicuro. Potresti guardare siti di recensioni come Capterra oppure valutare il valore del blog del provider, tramite i suoi casi studio di clienti soddisfatti.

  • Le recensioni ti sembrano utili?
  • Riesci a ritrovarti nelle aziende che condividono la loro storia?

Se una società simile alla tua ha beneficiato del fornitore di software, allora puoi farlo anche tu.

 

12. Il fornitore di software offre una demo di prova gratuita senza aspettative?

Vale la pena di testare diversi sistemi di prenotazione e vedere quali caratteristiche davvero andranno bene per le tue esigenze.

  • Quale sistema di prenotazione ti renderà la vita più facile?
  • A quali caratteristiche non sei disposto a rinunciare?
  • Quale società ha il team di assistenza clienti più affidabile?
  • Quale fornitore di software offre le migliori risorse aggiuntive per sviluppare le tue capacità commerciali e di marketing, per esempio webinar, ebooks, eventi, o un blog?

Anche se ci metterai un po di tempo, vale la pena impegnarsi nella ricerca e nella sperimentazione delle diverse opzioni presenti sul mercato. In questo modo, siamo sicuri che ti ritroverai con un sistema di prenotazione adeguato per il tuo business, così come con una squadra che ha il piacere di guidare l'utente lungo l'intero percorso.

 

 


Come parte della tua ricerca del software di prenotazione, perché non organizzare una chiamata con il nostro team in Svizzera? Ci piacerebbe conoscere meglio il tuo business.

 

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Alona Mittiga

Written by Alona Mittiga

Alona è una velista appassionata di marketing, Italo-Ucraina, attualmente residente in Svizzera a Interlaken. Adora correre, pattinare, cucinare e veleggiare verse nuove mete. Non smette mai di sorridere. Vorrebbe imparare a sciare ed il tedesco.

   

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