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La formula per la gestione semplice dei tuoi tour & attività

Redatto da M. Giulia Biagiotti on apr 11, 2017

Rielaborazione e traduzione dell'articolo redatto da Lucy Fuggle.

Quindi, hai passato pomeriggi interi a aggiornare fogli excel dei viaggi e adeguare manualmente prezzi e posti disponibili dei tour per informare i partner e gli agenti di viaggio...ore e ore che avresti voluto impiegare in qualsiasi altro modo, giusto? Non ti biasimo...

Le difficoltà che si incontrano a livello logistico nel processare le prenotazioni ostacolano lo sviluppo e riducono la profittabilità d'impresa, nonostante ragionevoli livelli di turnover. Ma puoi sempre scegliere l'alternativa e portare ordine al caos del della gestione di alti volumi di tour e attività da organizzare. Come?

Per fortuna, abbiamo la formula perfetta per aiutarti a gestire i tuoi tour, esperienze e attività senza più quei fastidiosi mal di testa da fogli excel:

 

Business management ottimizzato

+

Minori chance di errore umano

+

Un fantastico team, con guide turistiche e customer service di qualità top

=

Meno tempo speso in ufficio per mansioni amministrative

+

Migliore customer experience e recensioni

+

Più risorse per concentrarti su crescita e profitti

 

1. Passa meno tempo in amministrazione ...integrando le prenotazioni in un unico sistema

Dimmi se ti sembra familiare:

“Il nostro staff passa ore al telefono e a inserire le prenotazioni manualmente. L'ho fatto anche io una volta e mi ci sono voluti quasi 40 minuti per processare una prenotazione, indipendentemente dalla dimensione del gruppo."

 

Chiariamo subito una cosa: avrai bisogno di tenere tutte le prenotazioni organizzate in un unico posto se vuoi semplificarne l'amministrazione. Utilizzando un software per le prenotazioni come TrekkSoft, potrai integrare le tue prenotazioni online, offline e da punto vendita (POS) in un sistema di gestione unico. E poiché le prenotazioni derivanti dai diversi canali si aggiorneranno in tempo reale, saprai sempre quando le prenotazioni saranno al completo e quando inserirne i dati su una OTA per una vendita last minute.

Possedere un bottone "prenota ora" sul tuo sito web non ti aiuta a aumentare la produttività se non è collegato ad una panoramica automatizzata delle tue prenotazioni. Se il tuo staff sta aggiornando manualmente i fogli excel con le prenotazioni ricevute da sito web, da punto vendita e quelle last minute da B&B e ostelli, non stai operando in un ambiente integrato.

Per facilitare la transizione online per te e il tuo team, richiedi delle dimostrazioni dei software a disposizione sul mercato per la gestione delle prenotazioni e chiedi specificatamente di mostrarti come il software ti aiuterà ad avere il sistema di prenotazione aggiornato in tempo reale. Per altre interessanti domande da fare durante la demo di un booking software, clicca qui.

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2. Rimuovi l'errore umano... con le risorse aggiornate in tempo reale

Di cosa hai bisogno? Resource manager

Hai la febbre da overbooking? Un sistema di gestione delle prenotazioni ti aiuta a gestire le tue risorse in tempo reale: con funzionalità come il Resource Manager, saprai esattamente quante guide, kayak, veicoli o tavole da surf ti serviranno per ogni attività, in ogni momento.

Leggi di più: 6 modi con cui la funzione Resource Manager può migliorare la tua giornata

 

3. Risparmia tempo sulla distribuzione... aggiornando tutte le tue OTA in un unica piattaforma

Di cosa hai bisogno? Channel manager

Sappiamo che molti di voi si riconosceranno quando diciamo...

“Riuscire a tenere tutto sotto controllo in un unico posto è una sfida. Abbiamo ostelli che vendono biglietti cartacei, riceviamo prenotazioni dal nostro sito web e da Viator, vendiamo biglietti anche dal nostro punto vendita e nessuno di essi è collegato tra loro. Abbiamo un'ottima strategia per processarle ma sappiamo che possiamo fare molto di meglio."

Le agenzie di viaggio online, o OTA, possono essere un'altra fonte di fastidiosi mal di testa per chi gestisce un'attività legata ai tour, esperienze o anche al turismo sportivo. Ma sì, una soluzione esiste: usare funzionalità come il Channel manager.

La funzione Channel manager ti consente di aggiornare facilmente le disponibilità e i prezzi dei tuoi tour trasversalmente sulle diverse OTA da una sola dashboard, risparmiando tempo e rimuovendo la possibilità di errore umano. Inoltre, rende facile anche settare le vendite last-minute su siti come Viator per vendere gli ultimi posti.

Leggi di più: OTA e marketing turistico: come guadagnare con le online travel agency

 

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Uno sguardo alla funzione Channel Manager disponibile nel software di TrekkSoft

 

4. Vivi anche fuori dall'ufficio...gestendo la tua attività da smartphone

Di cosa hai bisogno? Di un'app per la gestione da dispositivo mobile

Vuoi visualizzare il calendario sincronizzato e le prenotazioni anche quando sei per strada? Ci sono applicazioni anche per questo. Al giorno d'oggi, non devi essere in ufficio per gestire la tua attività e rimanere aggiornato sullo stato delle prenotazioni.

Leggi di più: Il segreto per gestire il tuo sito web da smartphone

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5. Ingrandisci la tua attività.... scoprendo gli elementi che ti portano profitto con i report appropriati

Di cosa hai bisogno? Di report integrati nel sistema di gestione software

Una volta aver aumentato l'efficienza dei processi, devi scoprire se le tue strategie stanno portando i risultati che avevi previsto. Scegli un sistema online di gestione delle prenotazioni con funzioni quali report e business intelligence per aiutarti a mantenere il controllo su tutti gli elementi che portano risultati concreti. 

 

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"Siamo cresciuti molto negli ultimi due anni, adesso organizziamo tour in 18 città diverse. TrekkSoft ci ha reso molto più facile la gestione delle prenotazioni su tutte le nostre destinazioni.

Adesso poi con la nostra nuova App creata da TrekkSoft i nostri clienti possono prenotare con noi appena giunti a destinazione!"

Chris Sandeman, Proprietario di SANDEMANs NEW Europe

 

 

6. Per profitti e crescita... mantieni le cose semplici

"Less is more" si dice spesso, specialmente quando hai gli strumenti giusti a portata di mano. Potresti pensare di aver bisogno di un team di impegati che inseriscono manualmente i dati sulle prenotazioni e amministrano le disponibilità sui diversi canali. Ma la realtà è che hai soltanto bisogno di scegliere il sistema di prenotazione con funzioni legate alla gestione delle tue risorse e dei tuoi canali.

 


 

Ma un software per la gestione delle prenotazioni,

vale davvero la pena acquistarlo?

Immagino adesso ti starai chiedendo se passare a un sistema software che integri e gestisca le prenotazioni valga davvero il prezzo del suo acquisto. Dopo tutto, hai dei costi di gestione da considerare. La realtà è che non soltanto ne vale la pena, al giorno d'oggi è praticamente indispensabile. Pensaci un attimo.

Se il costo di un impiegato per mansioni amministrative è di €10 /l'ora per 5 mesi, ciò equivale a uno stipendio approssimato di €8,000, che potresti risparmiare.

Una prenotazione che implica 10 prenotazioni via email, invece di 0 costa tempo e denaro. Le email di conferma della prenotazione e quelle post viaggio che non sono settate automaticamente possono costarti ancora di più.

Utilizzare un sistema di gestione online e da dispositivo mobile può aprirti le porte ad un ulteriore valore aggiunto: la gestione dei tuoi canali di distribuzione online, per andare incontro al moderno consumatore, che vive di tecnologia. Le imprese che hanno attivato la gestione automatizzata delle prenotazioni online, riescono infatti a ricevere fino al 40% di prenotazioni in più.

Ricorda: non è sufficiente essere in grado di ricevere prenotazioni online se continui ad utilizzare processi di aggiornamento manuale dei dati. Del tempo prezioso che potresti star usando per ideare la prossima campagna di marketing per l'alta stagione.

Con gli strumenti giusti e evitando costi di assunzione di un nuovo impiegato, sarai anche in una posizione migliore per assumere la risorsa che davvero farà la differenza per la tua impresa. Ad esempio, investire in migliori guide turistiche come ha fatto Pat Liddy's Walking Tours a Dublino: il suo elemento distintivo consiste proprio nell'offrire guide turistiche multilingua nella maggior parte dei suoi tour. La differenziazione può davvero fare la differenza nello sviluppo della tua impresa.

 

 

Interessato a saperne di più? Perché non parlarne con uno dei nostri esperti per una chiamata dimostrativa? 

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M. Giulia Biagiotti

Redatto da M. Giulia Biagiotti

Thanks to an international professional work experience in Paris, Dublin, Valencia and Interlaken in Marketing and Sales, Giulia is specialised in Digital Marketing and Inbound Strategy approach, from SEO optimization to content creation to social media management. Giulia is also our former Italian Content Manager at TrekkSoft. Reach out to her on social media to say hi!

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