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Cómo saber si tu empresa turística está lista para usar un Software de Reservas

Por María Eugenia Coppola en may 8, 2017

Traducción del artículo escrito por Lucy Fuggle.

 

Es probable que ya sepas sobre las ventajas de utilizar un software de reservas. Pero, ¿cómo saber cuándo es el momento de invertir en esta herramienta? Puede que te preguntes si el coste adicional realmente vale la pena, especialmente cuando tienes otras cosas de las que ocuparte, como la estacionalidad. Por eso, me gustaría brindarte una guía que te ayude a saber si este es el momento correcto:

 

1. Tu negocio está recibiendo reservas

Cuando todavía estás poniendo el esfuerzo en obtener tus primeras reservas, es probable que aun no estés listo/a para un software de reservas. En esta etapa, alentamos a las empresas a centrarse en la construcción de un gran producto y en la generación de publicidad boca a boca, tanto a nivel local como online.

Pero si el negocio va bien, está recibiendo reservas, y los clientes están llegando, esta es la mejor señal de que estás listo/a para dar un paso hacia adelante e invertir en una solución de gestión y reservas online.

 

2. Tener bajo control tu disponibilidad y recursos te resulta difícil

No saber tu disponibilidad exacta se siente horrible. Y es una verdadera molestia para tus clientes también, lo cual puede repercutir en tu reputación de marca.

Al elegir un sistema de reservas como TrekkSoft, con gestor de recursos, sabrás exactamente con cuántos recursos cuentas a cada momento (ej. kayaks, guías, vehículos) así como cuántas reservas para esos recursos. Una vez que llegues a tu límite, tus clientes sabrán que deben reservar otra actividad o esta misma para otro momento. 

Con un software de reservas, serás capaz de maximizar tu capacidad y aprovechar al máximo tus recursos, eliminando al mismo tiempo la posibilidad de overbooking.

 

3. Has tenido problemas de overbooking

¿Has tenido tours o actividades sobrevendidas en los últimos seis meses? Si es así, significa que estás necesitando un sistema de reservas que te ayude a organizar mejor tus recursos. Mientras antes lo hagas, antes evitarás que vuelva a ocurrir. 

 

4. Debes validar manualmente los tickets y vouchers

Validar tus tickets y vouchers de forma manual o dejarlos en una pila para hacerlo luego puede ser un riesgo. Sin el código QR de los tickets y vouchers electrónicos, eres vulnerable al fraude, un punto clave mencionado en un informe especial de Phocuswright acerca de la industria.

Phocuswright ha descubierto que mientras mayores sean los proveedores ($1m+ de ingresos) resultan más duramente golpeados por el fraude. Pero, a pesar de ello, el 38% verifica sus tickets y vouchers luego. Geográficamente, los mercados emergentes están en peor situación. ¡La solución es la tecnología!

Utilizar un sistema como TrekkSoft permite una verificación automática de códigos de tickets y vouchers. Es la mejor manera de asegurarte de que todas tus reservas son confiables.

 

5. Necesitas implementar políticas de cancelación y no-show

¿Estás cansado/a de tener cancelaciones a último minuto? ¿Estás sufriendo demasiados no-shows? Al introducir un pago inicial o depósito, puedes reducir el impacto que esto tiene en tu negocio y fomentar la asistencia completa.

 

6. El Email se ha vuelto tu vida

¿Cuántos correos electrónicos envías al día? ¿El teléfono sigue sonando? Una empresa de tours y actividades que depende del teléfono y del correo electrónico para procesar reservas no es sostenible. Claro, puedes contratar a alguien para procesar las reservas para la temporada, pero eso viene con un costo.

 

Un empleado contratado por la temporada para tareas administrativas a $10 por hora, durante 5 meses, es equivalente a $8,000. Un software de reservas como TrekkSoft solo te costará $995 por 5 meses.

 

Una reserva que requiere 10 correos en lugar de cero cuesta tiempo y dinero. Los correos pre y post experiencias que no están automatizados te cuestan aun más. 

Por otra parte, hay otro detalle nada menor: en estos días, muchos de tus clientes prefieren reservar online. Esta opción no solo les ahorra tener que hacer llamadas, sino que les permite hacer sus reservas a la hora más conveniente para ellos. El software de reservas es una buena inversión para darles esa opción y ahorrar tiempo de gestión para ti y tu equipo.

 

7. Tienes un equipo

Invertir en un software de reservas puede ayudarte a asegurarte de que la energía de tu equipo está mejor dirigida. TrekkSoft permite que tu equipo completo tenga acceso con los derechos de usuario adecuados para su función. Con menos llamadas telefónicas y correos electrónicos necesarios, podrán pasar más tiempo ofreciendo una experiencia memorable, en desarrollo de negocios y marketing.

 

8. Quieres vender extras a tus clientes, pero el proceso es complicado

Ok, entonces quieres tener la posibilidad de vender extras a tus consumidores, para así aumentar el valor del carrito de compra. Pero... ¿cómo? La manera más sencilla de hacerlo es con un sistema de reservas. Puedes ofrecer esos extras en el proceso de checkout y mostrarles cuán fantásticas pueden a llegar a ser sus experiencias con tu empresa.

 

¿Y qué ocurre con...

 

...la estacionalidad?

Temporadas altas, temporadas bajas ... así es como funciona la industria turística. Podría parecer contraintuitivo seguir utilizando un sistema de reservas online todo el año (sabemos que te preguntas "¿por qué pagar cuando no estoy abierto?") Pero el software de reservas es un costo que vale la pena presupuestar. Las principales razones para seguir con tu proveedor de software todo el año:

  • Los viajeros no siempre piensan en términos de temporada baja o alta, sino que desean hacer su reserva cuando ellos están listos.
  • Puedes continuar vendiendo a través de marketplaces.
  • Puedes despertar el interés de tus consumidores con vouchers y códigos de regalo.
  • La temporada baja es el momento ideal para hacer esfuerzos de marketing creativos que atraigan visitas (¡y convertir visitantes de tu sitio web en clientes!).
  • Los planes anuales para software de reservas siempre son más convenientes.

 

Además, con nuestro nuevo Plan "Pay as you go", si tienes una empresa que solo trabaja por temporadas, solo deberás pagar un costo de configuración inicial y luego solamente cuando obtengas reservas. 

  

... elegir el mejor software de reservas para tu empresa?

Hay varias opciones de software de reservas en el mercado. Tu trabajo consiste en decidir cuál es el que mejor se adapta a tus necesidades actuales y tus planes para el futuro.

Te recomendamos que aproveches las llamadas de demostración gratuitas que ofrecen diversas empresas, tal como hace TrekkSoft.

También es recomendable que busques algo de información para saber qué funcionalidades ofrece cada software. Para ayudarte, hemos realizado una comparación y análisis de nuestros principales competidores

 

 

¿Quieres hablar en detalle acerca de cómo se beneficiaría tu empresa turística al utilizar un software de reservas?

 

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María Eugenia Coppola

Escrito por María Eugenia Coppola

María Eugenia es comunicadora, publicista y viajera. Probablemente no lo notes, pero escribe con acento uruguayo.

Temas: Business advice

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