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Come scoprire quando si è pronti per un sistema di gestione delle prenotazioni

Redatto da M. Giulia Biagiotti on apr 12, 2017

Rielaborazione e traduzione dell'articolo redatto da Lucy Fuggle.

Molto probabilmente conosci già i vantaggi di un booking software. Ma come fare a sapere se la tua impresa - che gestisce tour, attività ed esperienze - è davvero pronta per investire in uno strumento simile? Ti starai già chiedendo se il costo addizionale ne vale davvero la pena, specialmente quando hai altri elementi, come la stagionalità, da considerare.

Ecco i nostri consigli per aiutarti a scoprire quando è giunto il momento per una chiamata dimostrativa per un sistema online di gestione delle prenotazioni come TrekkSoft.

 

1. La tua impresa processa prenotazioni

Se stai ancora avendo difficoltà a attrarre le prime prenotazioni, probabilmente non sei ancora pronto per un software di gestione delle prenotazioni. Ti consigliamo di concentrarti sullo sviluppo di un prodotto forte e sul generare pubblicità via passa parola sia locale che online.

Ma se gli affari stanno andando a gonfie vele, sta già processando buoni volumi di prenotazioni e i clienti sono già in strada per venire da te, questi sono i migliori indizi per avanzare il primo passo verso l'investimento in una soluzione software di gestione.

 

2. Risorse e posti disponibili (sempre?) aggiornati

Non avere una panoramica dei posti disponibili è un peccato: sia per te, che potresti decidere di attivare strategie last minute per colmare i posti vacanti, sia per i tuoi ospiti, che potrebbero incontrare difficoltà con il processo di prenotazione con te.

Scegliendo un booking system come TrekkSoft con funzioni di gestione delle risorse,  potrai sapere esattamente in ogni momento sia le risorse a disposizione (ad esempio, kayak, guide turistiche, veicoli) sia quelle occupate per le prossime attività e prenotate sia da esterni (partner, agenti) sia dallo staff interno. Una volta raggiunto il limite massimo delle risorse disponibili, il sistema ti informerà e permetterà ai clienti di prenotare solo le time slot delle attività disponibili. 

Con un booking software, sarai in grado di ottimizzare in ogni momento l'utilizzo delle tue risorse e dei posti disponibili per le tue attività e tour, evitando allo stesso tempo, episodi spiacevoli come l'overbooking (con conseguenti clienti frustrati!).

 

Leggi di più: 6 modi con cui la funzione Resource Manager può migliorare la tua giornata

 

3. L'overbooking: che stress

Hai già vissuto episodi di overbooking di tour e attività negli ultimi sei mesi? Questo è un ulteriore segnale di quanto potrebbe portarti beneficio un sistema di gestione delle risorse.

 

4. Biglietti e codici sconto ancora da convalidare manualmente 

Validare i biglietti e voucher manualmente, o impilarli da una parte per controllarli successivamente, è piuttosto rischioso. Senza un QR code che identifichi in maniera univoca il biglietto con la persona, che si tratti di un e-ticket o di un mobile voucher, potresti cadere vittima di episodi di frode, un punto che ha sottolineato anche l'ultimo Report Speciale di Phocuswright sullo stato del settore.

Phocuswright ha individuato, infatti, che anche i fornitori di più grandi dimensioni ($1m+ fatturato) hanno vissuto episodi di frode, di cui nel 38% dei casi si è trattato di codici sconto, vouchers e biglietti. Da un punto di vista locale, è nei paesi emergenti che il problema si accentua di più. La soluzione? La tecnologia.

I moderni sistemi di gestione come TrekkSoft ti consentono di convalidare automaticamente i biglietti e sconti, grazie a codici univoci identificativi, evitando così possibilità di frodi. La soluzione più semplice ed efficace per continuare a processare prenotazioni oneste.

 

5. è arrivato il momento di applicare  politiche di cancellazione e per i no-show

Stufo dei clienti che cancellano sempre all'ultimo minuto? O di quelli che non si presentano? Introducendo il pagamento di un deposito o di un anticipo, direttamente gestito dal sistema di gestione, puoi ridurre l'impatto dei no-show e delle cancellazioni sulla tua attività e incoraggiare allo stesso tempo la partecipazione alle attività.

 

6. Email = la tua vita

Quante email invii ogni giorno? Il telefono non smette mai di squillare? Un'impresa che offre tour e attività che conta ancora su email e telefono per processare le prenotazioni non è sostenibile nel lungo termine. Certo, potresti assumere qualcuno che se ne occupi, specialmente nell'alta stagione, ma anche questo ha un costo.

 

Un dipendente stagionale per mansioni amministrative a €10/l'ora per 5 mesi equivale a circa €8,000 di stipendi, senza contare i costi aggiuntivi per il suo impiego. Un Booking software come TrekkSoft ti costerebbe non più di $995 in 5 mesi.

 

Una prenotazione che implica 10 email a cui rispondere invece di 0 (grazie a un booking software) ti porta via tempo, oltre che denaro. Le email di conferma della prenotazione e quelle post viaggio che non sono settate automaticamente possono costarti ancora di più.

Al giorno d'oggi, la maggioranza dei tuoi clienti si aspetta e vuole prenotare online. Molti di loro semplicemente vogliono evitare la seccatura di dover fare una chiamata. Un sistema di prenotazione è un buon investimento per dare loro proprio questa opzione di prenotazione e liberare tempo per te e per il tuo team.

 

7. Hai un sostanzioso team

Investire in un booking software può aiutarti a fare in modo che le energie del tuo team sia sempre incanalata nella giusta direzione. TrekkSoft consente al tuo team di avere una configurazione di accesso personalizzato alla piattaforma, anche con diritti di accesso limitati a seconda dei diversi ruoli (agente, guida, etc.). Con meno chiamate e email necessarie, sarai in grado di impiegare più tempo nel miglioramento del customer service, sviluppo d'impresa e strategie di marketing.

 

8. Vorresti aumentare la spesa media dei clienti, ma è logisticamente complicato

Ok, quindi vorresti essere in grado di aumentare la spesa media dei clienti e aumentare il valore dello scontrino. Ma in che modo? Il modo più semplice per farlo è con un sistema software che automatizzi i processi di pagamento, con cui potrai offrire acquisti aggiuntivi in tutto il processo di checkout e mostrare ai clienti quanto di più hai da offrire.

  

E che dire di...

...Stagionalità?

Alta stagione, bassa stagione... il settore del turismo e viaggi conta totalmente sulla stagionalità delle prenotazioni. Potrebbe sembrare controintuitivo continuare a utilizzare un sistema online di prenotazione durante tutto l'anno (ti starai chiedendo: perché dovrei pagare quando non sono aperto?) ma un software di prenotazione è un ottimo per ogni stagione, sai perché?
Perché...

  • ...i turisti non pensano sempre in termini di alta o bassa stagione: prenotano quando sono in grado di farlo e non gli importa se tu non hai un sistema per ricevere la loro prenotazione.
  • ...puoi continuare a vendere sulle piattaforme marketplace come Viator.
  • ...puoi sempre aumentare l'interesse con codici sconto, vouchers o buoni regalo.
  • ...la bassa stagione è il momento migliore per testare le tue prossime strategie di marketing (e convertire i visitatori del sito web in clienti paganti).
  • ...con un abbonamento annuale risparmi rispetto a pagare per un piano mensile.

Leggi di più: Perché usare un software di gestione delle prenotazioni durante tutto l'anno
 

...Come trovare il miglior software per te?

Vi sono diverse opzioni di software per la gestione delle prenotazioni sul mercato. Il tuo compito è capire quale delle opzioni disponibili meglio si adatta ai tuoi bisogni attuali e ai tuoi piani futuri (soprattutto quando avrai a disposizione un team di supporto che ti aiuti a utilizzare il software sempre al meglio).

Noi consigliamo di cogliere sempre l'occasione di parlare con un operatore per una dimostrazione gratuita del software (e una consulenza gratuita, perché no?), un servizio offerto senza costi aggiuntivi dalla maggioranza dei software providers più utilizzati, come quelle offerto da TrekkSoft.

Per aiutarti con la tua consulenza, ci sono 20 domande che dovresti fare durante la presentazione di un software per assicurarti di star facendo la scelta giusta per la tua impresa. Potresti anche voler consultare una guida alla scelta del miglior booking software per tour operator.

 

 

Con TrekkSoft, diventa più semplice che mai gestire
tour, pagamenti, risorse e attività!

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M. Giulia Biagiotti

Written by M. Giulia Biagiotti

Thanks to an international professional work experience in Paris, Dublin, Valencia and Interlaken in Marketing and Sales, Giulia is specialised in Digital Marketing and Inbound Strategy approach, from SEO optimization to content creation to social media management. Giulia is also our former Italian Content Manager at TrekkSoft. Reach out to her on social media to say hi!

Argomenti: Business advice

   

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